مساعد برنامج السياسات التنموية المحلية والاقتصاد الحضري

United Nations Office for Project Services (HQ)

يساعد في تنسيق تخطيط البرنامج / المشروع وإعداد العمل، عادةً، لمكون متوسط الحجم ومعقد من مبادرات البرنامج / المشروع الإداري؛ يراقب حالة مقترحات البرنامج / المشروع واستلام الوثائق ذات الصلة للمراجعة والموافقة.

يجمع، يلخص، ويقدم المعلومات الأساسية / البيانات حول برامج / مشاريع معينة ومواضيع أو قضايا ذات صلة.

يستعرض وثائق المشروع، وخاصة خطط / ميزانيات التكلفة، من حيث الاكتمال والامتثال للقواعد والإجراءات ذات الصلة قبل التقديم للموافقة النهائية والتوقيع؛ يحدد التناقضات؛ يوزع وثائق المشروع على الأطراف المعنية عند الموافقة.

يستعرض التعديلات على الميزانية؛ يتحقق من توفر الأموال؛ يضمن الموافقة اللازمة والإدخال في نظام الميزانية المحوسب.

يعمل كنقطة محورية للتنسيق الإداري لأنشطة تنفيذ البرنامج / المشروع، مما يتطلب تواصلًا واسعًا مع وحدة تنظيمية متنوعة لبدء الطلبات، والحصول على التصريحات اللازمة، ومعالجة ومتابعة الإجراءات الإدارية، مثل التوظيف وتعيين الأفراد، وترتيبات السفر، والجولات التدريبية / الدراسية، وتفويض المدفوعات، وصرف الأموال، وشراء المعدات والخدمات، وما إلى ذلك.

يجمع، يلخص ويدخل البيانات على تسليم المشروع؛ يكتب التقارير ذات الصلة، مع تحديد النقص في التسليم، وتجاوزات الميزانية، وما إلى ذلك، ويجلبها إلى انتباه الإدارة.

يكتب المراسلات المتعلقة بقضايا الميزانية ويعد ويحدث التقارير الدورية، وملاحظات الإحاطة، والملخصات الرسومية والإحصائية، وجداول المحاسبة، وما إلى ذلك.

يوفر مساعدة عامة في المكتب؛ يستجيب للطلبات والاستفسارات المعقدة للمعلومات؛ يستعرض، يسجل ويوجه المراسلات الواردة؛ ينشئ ويحافظ على الملفات / السجلات؛ ينظم الاجتماعات، وورش العمل؛ يتعامل مع المهام الإدارية الروتينية، مثل الحفاظ على سجلات الحضور، وتقييم فواتير الهاتف، وما إلى ذلك.

يوفر الإرشاد / التدريب للموظفين الجدد / المبتدئين.

يساعد في جمع وتحليل البيانات بالإضافة إلى إعداد عروض البيانات والتقارير لمشاركة المعلومات، والاستجابة للاستفسارات، وإدارة المعرفة، والتخطيط واتخاذ القرار.

يساعد في التصورات وتحديث المواد المعلوماتية مثل صفحات الويب أو الكتيبات.

يؤدي مهام أخرى كما هو موكل.

يوفر تنسيقًا إداريًا موثوقًا لأنشطة تخطيط وإعداد البرنامج / المشروع وخدمات دعم المكتب العامة. يعالج العمل والمتابعة المطلوبة تحت إشراف معين، ويسعى للحصول على نصيحة من المشرف و/أو الإبلاغ له حسب الحاجة. يعد التقارير بدقة. يطبق باستمرار السياسات والإرشادات والإجراءات المناسبة. يتواصل وي interacts بشكل فعال وفي الوقت المناسب مع الزملاء والأطراف المعنية داخليًا وخارجيًا.