مدير، خدمات التعاقد

Oman Investment Authority

الأدوار والمسؤوليات:

المسؤوليات الإدارية

تعزيز التواصل السلس بين القيادة، وأعضاء الفريق، والإدارات الأخرى لضمان تدفق المعلومات بسلاسة واتخاذ القرارات في الوقت المناسب

بناء ثقافة فريق قوية من خلال تعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة وضمان أن يكون الموظفون متحفزين ومتعاونين

تحديد أهداف وتوقعات واضحة لأعضاء الفريق، وتقييم أدائهم بانتظام مقابل الأهداف المحددة، وتقديم ملاحظات بناءة للتحسين المستمر

إجراء فحوصات منتظمة مع أعضاء الفريق للتوافق على التوقعات، وتقييم الأداء مقابل الأهداف المحددة، وتقديم الملاحظات للتحسين المستمر

توجيه ودعم أعضاء الفريق في جميع المسائل التشغيلية والوظيفية وحل أي شكوك/مخاوف/شكاوى لديهم

تخصيص الوقت لتدريب أعضاء الفريق على طرق العمل الجديدة، وتطوير كفاءات جديدة، وزيادة المهارات لتحسين الأداء والإنتاجية

ضمان توفر القوى العاملة المخطط لها بدءًا من التوظيف مبكرًا لتجنب أي نقص في الأفراد ذوي المهارات وتقييم وتوصية المرشحين للمناصب الشاغرة في الفريق

المسؤوليات الوظيفية

إدارة العقود الاستراتيجية والإشراف:

تطوير أساليب استراتيجية لإدارة العقود، وضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية، والكفاءة من حيث التكلفة، والفعالية التشغيلية

تطوير خطة مشتريات الأعمال لتمكين الاستحواذ الفعال والملائم للخدمات للشركة.

صياغة استراتيجيات فئة شاملة، تشمل خطط الشراء، وتقييم المخاطر واستراتيجيات إدارة البائعين

ضمان عمانة في العقود لتعظيم القيمة داخل البلاد والمشاركة والمساهمة في التطورات الاستراتيجية في نفس السياق

الإشراف على تطوير استراتيجيات التعاقد، وصياغة العقود، والمراجعة، والمناقصات، والتقييم، والتفاوض، وعمليات التنفيذ، وضمان الامتثال للمعايير القانونية وسياسات الشركة

الإشراف على إعداد ومراجعة المدفوعات المؤقتة والنهائية بالتعاون مع مالكي الميزانية في الشركة، بما في ذلك قياسات الحقل أو التحقق من الموقع وتقييمات العمل الجاري/الذي تم تنفيذه على جميع العقود المُدارة

الإشراف على دورة حياة العقود بالكامل، بما في ذلك المراقبة، والتجديدات، والتعديلات، والإنهاء

إدارة البائعين والعلاقات:

ضمان تحديد وتحليل البائعين المحتملين، وتقييم العروض، والتفاوض على الشروط والأحكام لخدمات العقود

الإشراف على عملية المناقصة، والتفاوض، وإدارة العقود، وضمان الامتثال لسياسات الشراء، والمعايير الصناعية واللوائح القانونية

رعاية وإدارة علاقات البائعين، وضمان الالتزام بشروط العقد، ومؤشرات الأداء الخدمية

مراقبة أداء البائعين وإجراء تقييمات منتظمة لضمان الجودة والامتثال

امتثال العقود، والتجديد، وإدارة المخاطر:

ضمان التزام العقود بالمتطلبات القانونية والتنظيمية، وتخفيف المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال

الإشراف على تحديد وتقييم المخاطر في العقود، وتطوير استراتيجيات التخفيف وخطط الطوارئ

توجيه عمليات تجديد العقود، وضمان اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب والامتثال لشروط العقد

مسؤول عن إغلاق جميع إجراءات التدقيق المعينة للمحفظة في الوقت المناسب

التفاوض وتحسين التكاليف:

قيادة المفاوضات بشأن شروط العقد، والأسعار، والشروط للحصول على اتفاقيات مواتية

ضمان تحسين التكاليف مع الحفاظ على الجودة ومستويات الخدمة وتحليل هياكل الأسعار وشروط العقود من حيث الجدوى الاقتصادية

الإشراف على العقود بعد منحها:

الإشراف على الحفاظ على خدمات مالية واستطلاع كمي فعالة بعد منح العقود، بما في ذلك معالجة طلبات الدفع، وتقييم التغييرات في خدمات العقود، ومراجعة وتسوية المطالبات والنزاعات التعاقدية والإغلاق السليم للعقود

توجيه الحفاظ على إجراءات المسح الكمي ضمن نظام ضمان الجودة المعتمد ISO

إدارة التكاليف، إدارة المخاطر والتخفيف:

الإشراف على تحليل قيمة التكلفة وأداء إدارة المخاطر والقيمة والتحكم في التكاليف، وتحديد وتحليل وتطوير استجابات للمخاطر التجارية

إدارة تحليل وتحسين التكاليف المرتبطة بالعقود، والعمل عن كثب مع فرق المالية والمحاسبة لضمان الالتزام بالميزانية

قيادة مبادرات توفير التكاليف دون المساس بالسلامة أو الجودة أو الكفاءة التشغيلية

توجيه تقييمات شاملة للمخاطر، وتحديد المخاطر المحتملة وتنفيذ استراتيجيات للتخفيف وإدارة هذه المخاطر بفعالية

ضمان الالتزام الصارم باللوائح الصحية والسلامة والبيئة طوال عمليات الشراء والتشغيل

التوثيق والتقارير:

ضمان الحفاظ على سجلات دقيقة للعقود، والتعديلات والمراسلات، وضمان الوثائق المناسبة، والأرشفة

ضمان إعداد تقارير حول أداء العقود، والنفقات، والامتثال، وتقييم المخاطر وتقديمها لأصحاب المصلحة

التعاون عبر الوظائف والتحسين المستمر:

التعاون مع الفرق القانونية، والمالية، وICV، وHSE، والمشتريات، والعمليات لضمان توافق شروط العقد وضمان الامتثال

ضمان تنفيذ وإدارة مبادرات LEAN في عمليات العقود قبل وبعد منحها وعمليات المسح الكمي

التواصل مع العملاء لفهم احتياجاتهم، والتفاوض على العقود بناءً على المتطلبات وضمان رضا العملاء

التحديات الرئيسية

إدارة عقود معقدة تحتوي على بنود متعددة، وأصحاب المصلحة المتنوعين والمصطلحات القانونية المعقدة

حل النزاعات الناشئة عن النزاعات التعاقدية، والفروقات أو الانحرافات

تحديد المخاطر المحتملة ضمن العقود وتطوير استراتيجيات لتخفيفها مع حماية مصالح المنظمة

مؤشرات الأداء الرئيسية الإرشادية

عدد العقود الجديدة الناجحة والتجديدات للعقود ضمن الإطارات الزمنية المحددة

نسبة الانخفاض في التكاليف المرتبطة بالعقود مع الحفاظ على معايير الجودة

نسبة التأخير / الخطأ في تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بإدارة العقود

نسبة ساعات التعلم المستهدفة المكتملة بواسطة الفريق