مدير، خدمات التعاقد

Petroleum Development Oman (PDO)

الغرض من الدور

الإشراف وتوجيه التطوير الاستراتيجي وتنفيذ استراتيجيات المشتريات والعقود، مع ضمان الامتثال للمعايير القانونية وسياسات الشركة بما في ذلك إدارة دورة حياة العقود بالكامل، وتفوق العقود بعد منحها، والإدارة التجارية، والمشتريات، وعملية سلسلة التوريد المتعلقة بالخدمات النباتية والشركات من خلال إدارة علاقات الموردين بشكل فعال وتحسين التكاليف مع التخفيف من المخاطر المرتبطة بإدارة العقود.

الأدوار والمسؤوليات:

المسؤوليات الإدارية

• قيادة التواصل السلس بين القيادة، وأعضاء الفريق، والأقسام الأخرى لضمان سلاسة تدفق المعلومات واتخاذ القرارات في الوقت المناسب
• بناء ثقافة فريق قوية من خلال تعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة وضمان أن يكون الموظفون متحفزين ومتعاونين
• تحديد أهداف وتوقعات واضحة لأعضاء الفريق، وتقييم أدائهم بانتظام مقابل الأهداف المحددة، وتقديم ملاحظات بناءة للتحسين المستمر
• إجراء فحوصات منتظمة مع أعضاء الفريق للتوافق على التوقعات، وتقييم الأداء مقابل الأهداف المحددة، وتقديم ملاحظات للتحسين المستمر
• توجيه ودعم أعضاء الفريق في جميع المسائل التشغيلية والوظيفية وحل أي شكوك/مخاوف/شكاوى لديهم
• تخصيص وقت لتدريب أعضاء الفريق على طرق العمل الجديدة، وتطوير مهارات جديدة، وزيادة المهارات لدفع الأداء والإنتاجية
• ضمان توفر القوى العاملة المخططة من خلال بدء التوظيف مسبقًا لمنع أي نقص في الموظفين المهرة وتقييم وتوصية المرشحين للمناصب الشاغرة في الفريق

المسؤوليات الوظيفية

إدارة العقود الاستراتيجية والإشراف:

• تطوير نهج استراتيجي لإدارة العقود، مع ضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية، والفعالية من حيث التكلفة، والفعالية التشغيلية
• تطوير خطة مشتريات الأعمال لتمكين الحصول الفعال والمثالي على الخدمات للشركة.
• صياغة استراتيجيات شاملة للفئات، تشمل خطط المشتريات، وتقييمات المخاطر، واستراتيجيات إدارة الموردين
• ضمان عمانة العقود لتعظيم القيمة داخل البلاد والمشاركة والمساهمة في التطورات الاستراتيجية في نفس المجال
• الإشراف على تطوير استراتيجيات التعاقد، وصياغة العقود، والمراجعة، والمناقصات، والتقييم، والتفاوض، وعمليات التنفيذ، مع ضمان الامتثال للمعايير القانونية وسياسات الشركة
• الإشراف على إعداد ومراجعة المدفوعات المؤقتة والنهائية بالتعاون مع أصحاب ميزانيات الشركة، بما في ذلك القياسات الميدانية أو التحقق من الموقع وتقييمات العمل الجاري/المُنفذ على جميع العقود المدارة
• الإشراف على دورة حياة العقود بالكامل، بما في ذلك المراقبة، والتجديدات، والتعديلات، وإنهاء العقود

إدارة الموردين والعلاقات:

• ضمان تحديد وتحليل الموردين المحتملين، وتقييم العروض، وتفاوض الشروط والأحكام لخدمات العقود
• الإشراف على عملية المناقصات، والتفاوض، وإدارة العقود، مع ضمان الامتثال لسياسات المشتريات، والمعايير الصناعية، واللوائح القانونية
• رعاية وإدارة علاقات الموردين، مع ضمان الالتزام بشروط العقد، ومؤشرات الأداء، ومعايير الأداء
• مراقبة أداء الموردين وإجراء تقييمات منتظمة لضمان الجودة والامتثال

الامتثال للعقود، والتجديد، وإدارة المخاطر:

• ضمان التزام العقود بالمتطلبات القانونية والتنظيمية، مع التخفيف من المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال
• الإشراف على تحديد وتقييم المخاطر في العقود، وتطوير استراتيجيات التخفيف وخطط الاستجابة
• توجيه عمليات تجديد العقود، مع ضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب والامتثال للشروط التعاقدية
• المسؤولية عن الإغلاق في الوقت المناسب لجميع الإجراءات المخصصة للتدقيق

التفاوض وتخفيض التكاليف:

• قيادة المفاوضات بشأن شروط العقد، والتسعير، والشروط لتأمين اتفاقيات مواتية
• ضمان تحسين التكاليف مع الحفاظ على الجودة ومستويات الخدمة وتحليل هيكل الأسعار وشروط العقود لتحقيق الجدوى من الناحية الاقتصادية

الإشراف على العقود بعد منحها:

• الإشراف على صيانة خدمات الاستطلاع المالي والكمي بعد منح العقود بكفاءة، بما في ذلك معالجة طلبات الدفع، وتقييم التغيرات في خدمات العقود، ومراجعة وتسوية المطالبات والنزاعات التعاقدية والإغلاق السليم للعقود
• توجيه الحفاظ على إجراءات الاستطلاع الكمي ضمن نظام ضمان الجودة المعتمد ISO

إدارة التكاليف، وإدارة المخاطر والتخفيف:

• الإشراف على تحليل قيمة التكاليف وأداء إدارة المخاطر والقيمة والتحكم في التكاليف، وتحديد وتحليل وتطوير استجابات للمخاطر التجارية
• إدارة تحليل وتحسين التكاليف المرتبطة بالعقود، والعمل عن كثب مع فرق المالية والمحاسبة لضمان الالتزام بالميزانية
• قيادة مبادرات تخفيض التكاليف دون المساس بالسلامة أو الجودة أو الكفاءة التشغيلية
• توجيه تقييمات شاملة للمخاطر، وتحديد المخاطر المحتملة وتنفيذ استراتيجيات لتخفيف وإدارة هذه المخاطر بشكل فعال
• ضمان الالتزام الصارم باللوائح الصحية والسلامة والبيئة طوال عمليات المشتريات والتشغيل

التوثيق والتقارير:

• ضمان الحفاظ على سجلات دقيقة للعقود، والتعديلات، والمراسلات، مع ضمان التوثيق السليم، والأرشفة
• ضمان إنشاء تقارير عن أداء العقود، والنفقات، والامتثال، وتقييم المخاطر وتقديمها إلى أصحاب المصلحة

التعاون بين الوظائف المختلفة والتحسين المستمر:

• التعاون مع الفرق القانونية، والمالية، وICV، وHSE، والمشتريات، والعمليات لضمان توافق شروط العقود والامتثال
• ضمان تنفيذ وإدارة مبادرات LEAN في عمليات العقود قبل وبعد منحها وعملية الاستطلاع الكمي
• التفاعل مع العملاء لفهم احتياجاتهم، والتفاوض على العقود بناءً على المتطلبات وضمان رضا العملاء