مساعد إداري للمكاتب

Client of Talentmate

إن دور مساعد الإدارة المكتبية محوري في ضمان سير العمل بسلاسة في بيئات المكتب من خلال تقديم الدعم لفريق الإدارة والموظفين. بصفتك مساعد إدارة مكتبية، ستكون مسؤولاً عن مجموعة واسعة من المهام التي تتطلب مهارات تنظيمية واتصالية قوية. ستتراوح واجباتك من إدارة مستلزمات المكتب إلى التنسيق بين الإدارات المختلفة. كما ستتعامل مع جدولة المواعيد، والمراسلات، والمهام الإدارية الأساسية لتسهيل الكفاءة ودعم العمليات التجارية. تتطلب هذه الوظيفة الانتباه إلى التفاصيل، والقدرة على القيام بمهام متعددة، والقدرة على العمل بشكل مستقل، غالبًا في بيئة سريعة الوتيرة. مساعدو الإدارة المكتبية الفعّالون ودودون وسهلو التعامل، وماهرون في إدارة التحديات اليومية حيث يساعدون في الحفاظ على مكان عمل منظم واحترافي.

المسؤوليات

• إدارة جدولة التقويم وتحديد المواعيد للاجتماعات والفعاليات المكتبية.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات والمواد.
• الحفاظ على المخزون وطلب مستلزمات المكتب لضمان الكفاءة التشغيلية.
• كون نقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين، ومعالجة الاستفسارات.
• إعداد وتنسيق الوثائق بما في ذلك التقارير، والمذكرات، والمراسلات.
• المساعدة في إدخال البيانات وإدارة قواعد بيانات المكتب وأنظمة الملفات.
• ضمان الامتثال لسياسات المكتب، والإجراءات، والمعايير التشغيلية.
• تنظيم ترتيبات سفر الشركة، بما في ذلك حجز الرحلات والإقامات.
• دعم وظائف الموارد البشرية من خلال المساعدة في عمليات الانضمام والحفاظ على السجلات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وخدمات البريد السريع لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• تقديم الدعم الإداري بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، وإرسال الوثائق عبر الفاكس.
• التعاون مع أعضاء الفريق لتسهيل المشاريع الخاصة وفعاليات المكتب.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل وجود مؤهلات إضافية.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري مكتبي أو دور مشابه.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على القيام بمهام متعددة بكفاءة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأجهزة المكتب.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للتفاعل الفعال.
• الانتباه إلى التفاصيل مع مستوى عالٍ من الدقة في التعامل مع المعلومات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع كونك أيضًا لاعب فريق تعاوني.