مسؤول مكتب / مساعد إداري

Client of Jobs for Lebanon

توفير الدعم الإداري لفرق المشاريع المعمارية.

تحرير و/أو إنشاء المراسلات المكتوبة.

معالجة المذكرات الداخلية، الرسائل، الإرساليات، الملصقات، العقود، النماذج، أساس التصميم وتقارير المفاهيم، إلخ. من التواصل الشفهي، البريد الإلكتروني، الملاحظات المكتوبة بخط اليد، الإملاء، أو النسخ.

إنشاء وصيانة نماذج المشاريع، بما في ذلك جداول البيانات ومخططات التدفق. تخصيص النماذج لاحتياجات المشروع المحددة.

المساعدة في إجراءات بدء المشروع (دليل الفرق، كتب قطع المنتجات، بيانات أهداف المشروع، مصفوفة مسؤوليات الفريق، إعداد الملف الرئيسي، إلخ.)

تنسيق الاجتماعات الداخلية/الخارجية، بما في ذلك جدول الأعمال ودعم العروض التقديمية، تنظيم الحضور، طلب الطعام، ترتيب المساحة، إعداد المعدات، والتنظيف. قد تشمل التنسيقات ترتيب اجتماعات مؤتمرات، بما في ذلك الويب والهاتف والفيديو.

المساعدة في عمليات المكتب مثل واجبات الاستقبال، الشحن والاستلام، الحفاظ على لوازم المكتب ومعالجة فواتير الموردين.

تقديم دعم إداري مركز إلى المدير من خلال الحفاظ على التقويم، تقارير المصاريف، الرد على استفسارات الهاتف، إلخ.

تنظيم وإدارة وتسهيل جدول المدير، وكذلك جدول المكتب العام

إشراف إداري عام على المكتب والموارد البشرية

المساعدة في المحاسبة مع مهام إدخال الملفات والتنسيق مع محاسب الشركة