Office Assistant Facilities (225-925)

Client of Talentmate

يلعب مساعد المكتب في المرافق دورًا حاسمًا في الحفاظ على كفاءة وإنتاجية بيئة المكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا يمكنه التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية مع دعم فريق إدارة المرافق. سيقوم مساعد المكتب بإدارة الاتصالات، وتنسيق أنشطة المكتب، والمساهمة في العمليات العامة للمكتب. سيكونون مسؤولين عن ضمان أن جميع مرافق المكتب مُحافظة عليها بشكل جيد وعملية، والمساعدة في الجدولة والتخطيط، وتقديم الدعم العام للموظفين والزوار. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على تعدد المهام، ونهجًا استباقيًا لحل المشكلات. سيكون المرشح المثالي متواصلًا ممتازًا مع قدرة قوية على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.

• إدارة وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة داخل المكتب.
• تنظيم والحفاظ على نظافة وترتيب مساحات المكتب.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الفعاليات والاجتماعات المتعلقة بالمكتب.
• إجراء فحوصات منتظمة على لوازم المكتب وإعادة تخزينها حسب الحاجة.
• تنسيق ترتيبات السفر وجدولة الاجتماعات لأعضاء الفريق.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لطلبات الصيانة والإصلاح.
• الحفاظ على تحديث سجلات نفقات المكتب والميزانيات.
• دعم إدارة المرافق بالمهام الخاصة والمشاريع الخاصة.
• المساعدة في إدماج الموظفين الجدد والتعامل مع استفسارات الزوار.
• ضمان الامتثال لبروتوكولات وإجراءات سلامة المكتب.
• تقديم تقارير منتظمة عن أنشطة المكتب للإدارة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة لتحسين سير العمل وكفاءة المكتب.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة مشارك.
• تجربة سابقة في إدارة المكاتب أو إدارة المرافق مفيدة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office وبرامج البرمجيات الأخرى ذات الصلة.
• مهارات تنظيم قوية واهتمام حاد بالتفاصيل المطلوبة.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة ضرورية.
• القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات قوية في حل المشكلات وأخلاقيات عمل استباقية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون ضمن بيئة الفريق.