مساعد مكتب

Confidential Company

سيساهم المرشح في الفعالية العامة للأعمال من خلال أداء المهام السكرتارية، وتوفير الدعم الإداري / الفني، وتنفيذ المهام الكتابية داخل الكيانين المعينين.

المهام الإدارية:

· أداء جميع المهام السكرتارية والدعم الإداري تجاه الأقسام والدوائر؛

· كتابة الأوراق والمراسلات القياسية (رسائل، فاكسات، مذكرات، محاضر، عروض تقديمية إلخ) تحت الإملاء أو المسودة؛

· كتابة الأوراق والمراسلات القياسية (رسائل، فاكسات، مذكرات، محاضر، عروض تقديمية إلخ) باللغة الإنجليزية، المرتبطة بالمديرين أو المهنيين الآخرين؛

· تعريف وإنتاج تقارير غير قياسية؛

· تصفية المكالمات الهاتفية وتدوين الرسائل، أو إعادة توجيهها حسب الضرورة؛

· تلقي المكالمات الهاتفية والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالأعمال؛

· تمثيل نقطة الاتصال الأولى للزوار إلى الشركة؛

· التحكم في حركة الزوار القادمين والمغادرين والمساهمة في توعيتهم بإرشادات سلامة الشركة؛

· تنظيم، والمساهمة بنشاط في تنظيم الاجتماعات، والمؤتمرات وفعاليات الأعمال بالتنسيق مع الأطراف المختلفة؛

· الحفاظ على جداول لكلا نائب الرئيس، ونائب الرئيس الأول، والمديرين ورؤساء الأقسام (إدارة الأجندة)؛

· تسجيل، وتوثيق وإرسال البريد/التقارير الواردة والصادرة عبر القنوات المناسبة والتأكد من اكتمالها بشكل صحيح مثل مراجعة النصوص، ومراقبة التوقيعات، إلخ؛

· الدعم اللوجستي والإداري للزوار من المقر الرئيسي (مثل: التذاكر، حجوزات الفنادق، ترتيب وسائل النقل إذا لزم الأمر).

· الحفاظ على نظام الأرشفة المناسب من خلال تنظيم، وأرشفة، والتحكم واسترجاع الوثائق/التقارير المنتجة/المستلمة (مثل: تعيين الرموز إلخ)؛

· إدارة إشغال غرف الاجتماعات وتنسيق الترتيبات المطلوبة للاجتماعات؛

· تقديم المساعدة الإدارية / الفنية في عمليات العمل في الكيانات (إدخال البيانات وتحديث معلومات قاعدة البيانات، التحقق من المعلومات، توليد التقارير القياسية من النظام، إلخ)؛

· تنفيذ الإدارة العامة / معالجة الوثائق الإدارية (مثل: التحقق من سجلات الحضور، تنسيق خطط الإجازات للفريق المدعوم، إصدار الطلبات، ترتيب حجز الطيران/الفنادق);