مساعد مكتب (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

دور مساعد المكتب حيوي في ضمان سير العمليات بسلاسة في وظائف الإدارة بالشركة. المرشح المثالي لهذه الوظيفة هو شخص يمتلك مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على أداء مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. هذه الوظيفة مسؤولة عن تقديم الدعم للإدارة والموظفين، والتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية، والحفاظ على مخزون لوازم المكتب. كم نقطة اتصال أولى للزوار والمتصلين، يعتبر مساعد المكتب ضروريًا في تصوير صورة إيجابية للشركة. يتطلب الدور إجادة في تطبيقات البرمجيات المكتبية، ومهارات تواصل ممتازة، وسلوك مهني. سيثبت مساعد المكتب الناجح القدرة على إتمام المهام بكفاءة، واحترام السرية، وإظهار المبادرة في حل المشكلات.

• تحية الزوار بمهنية وتوجيههم بشكل مناسب داخل المكتب.
• الرد على المكالمات الهاتفية وإدارتها، وإعادة توجيه المكالمات إلى الأعضاء المناسبين من الموظفين.
• المساعدة في جدولة وإدارة المواعيد والاجتماعات للموظفين في المكتب.
• تنسيق البريد الوارد والصادر والتعامل مع الطرود والتسليمات بكفاءة.
• الحفاظ على نظام ملفات منظم للسجلات والمستندات والتقارير.
• طلب لوازم المكتب والتأكد من أن معدات المكتب محفوظة في حالة جيدة.
• أداء مهام إدخال البيانات بدقة وإدارة قواعد البيانات حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
• إدارة تقويم المكتب وتنسيق ترتيبات السفر حسب الحاجة.
• دعم فرق المشاريع بالمهام الإدارية لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
• الحفاظ على السرية والنزاهة في التعامل مع معلومات الشركة الحساسة.
• ضمان أن بيئة المكتب نظيفة ومنظمة ومناسبة للعمل.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية تعتبر ميزة.
• خبرة مثبتة كمساعد مكتب أو في دور إداري مشابه.
• إجادة في مجموعة MS Office، وخاصة Word وExcel وOutlook.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت لأداء مهام متعددة بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية، ضرورية.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات للتعامل مع مهام متنوعة بكفاءة.
• القدرة على الحفاظ على سلوك مهني وإدارة المواقف المجهدة بهدوء.
• توجه نحو خدمة العملاء مع نهج استباقي لمساعدة العملاء والموظفين.