مساعد مكتب

Client of Talentmate

بصفتك مساعد مكتب، ستكون جزءًا حيويًا من عملياتنا اليومية، مما يكون ضروريًا للحفاظ على سير بيئة المكتب بسلاسة وكفاءة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عاليًا من المهارات التنظيمية ومتعددة المهام لدعم فريقنا والحفاظ على المعايير العالية لمكتبنا. ستكون مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من المهام تتراوح بين جدولة المواعيد، وإدارة المراسلات، إلى التعامل مع استفسارات العملاء، والتي تسهم جميعها في الوظيفة الفعالة والكفؤة لمؤسستنا. ستتفاعل مع أقسام مختلفة وأطراف خارجية، مما يجعل مهارات الاتصال الممتازة ضرورة. هذه فرصة رائعة للفرد الذي يتطلع إلى تعزيز مهاراته الإدارية والنمو داخل بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.

المسؤوليات

• إدارة جدولة الاجتماعات والمواعيد لتحسين إدارة الوقت.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• إجراء مهام إدخال البيانات بدقة واهتمام بالتفاصيل.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية من خلال التحقق من المخزون وتقديم الطلبات.
• المساعدة في إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير المكتبية.
• أن تكون نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، وضمان الترحيب الحار.
• تنسيق ومساعدة في الفعاليات والاجتماعات المكتبية، بما في ذلك ترتيبات اللوجستيات.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل الأرشفة، والتصوير الضوئي، ومسح الوثائق.
• دعم الأقسام المختلفة بالمهام الإدارية حسب الحاجة والتوجيه.
• ضمان أن تكون المناطق المشتركة في المكتب نظيفة ومنظمة وقابلة للعرض يوميًا.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• تحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة لتحسين الكفاءة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل مطلوب.
• يفضل وجود خبرة مثبتة في دور إداري أو مساعد مكتب.
• مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت الممتازة إلزامية.
• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد أولويات المهام بكفاءة في بيئة عمل مزدحمة.
• مهارات اتصال قوية، كتابية وشفوية، ضرورية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• يجب أن تكون مسؤولاً للغاية وقادراً على الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية.