مساعد مكتب (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

مساعد المكتب يلعب دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية في المكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا متعدد المهام يمكنه إدارة مهام إدارية وكتابية متنوعة بدقة واحترافية. المرشح المثالي سيكون منظمًا، واستباقيًا، وقادرًا على مستوى عالٍ من الإنتاجية، كل ذلك مع الحفاظ على سلوك ودود وإيجابي. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل وتفاعل قوية حيث يعمل مساعد المكتب غالبًا كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار. إذا كنت تستمتع ببيئة عمل ديناميكية حيث تؤثر مساهماتك مباشرة على سير العمل والنجاح العام للمنظمة، فقد تكون هذه الوظيفة مناسبة لك.

المسؤوليات

• ترحيب ومساعدة الزوار لضمان أجواء دافئة ومرحب بها.
• إدارة وتحويل المكالمات الهاتفية الواردة والبريد الإلكتروني إلى الأفراد المناسبين.
• الحفاظ على تنظيم ملفات المكتب سواء في الأشكال المادية أو الرقمية.
• المساعدة في جدولة وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
• طلب والإشراف على مخزون المستلزمات المكتبية لضمان توفرها في جميع الأوقات.
• إعداد وتوزيع الاتصالات مثل المذكرات، الرسائل، البريد الإلكتروني، والحزم.
• ضمان نظافة وترتيب المناطق المشتركة وقاعات الاجتماعات في المكتب.
• التعامل مع مهام إدخال البيانات بدقة لتحديث وصيانة قواعد بيانات المكتب.
• دعم موظفي المكتب بمهام إدارية متنوعة حسب الحاجة.
• التعاون مع فرق الموارد البشرية والمالية لحفظ السجلات والامتثال القانوني.
• المساعدة في إعداد التقارير والمستندات المطلوبة لاجتماعات الإدارة.
• أداء مهام مكتبية أخرى كما يوجهها الإدارة لدعم وظائف الأعمال.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة لهذه الوظيفة.
• خبرة عمل مثبتة كمساعد مكتبي أو في دور ذي صلة.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على multitask بكفاءة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة ضرورية.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، خاصة Word وExcel وOutlook.
• معرفة أساسية بمعدات المكتب، مثل الطابعات والماسحات الضوئية، مهمة.
• القدرة على الحفاظ على السرية المتعلقة بمعلومات الشركة والموظفين.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات ضرورية.
• موقف إيجابي ورغبة في المساهمة في بيئة تركز على الفريق.