منسق مكتب

Client of Talentmate

منسق المكتب هو جزء حيوي من أي منظمة، مسؤول عن ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة. يتطلب هذا الدور فردًا منظمًا جيدًا يتمتع بمهارات متعددة المهام وقادرًا على التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية. بوصفه نقطة الاتصال الأولى للعملاء والموظفين، يلعب منسق المكتب دورًا حاسمًا في الحفاظ على الصورة المهنية للشركة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تواصل ممتازة، وإحساس حاد بالتنظيم، والقدرة على مواكبة بيئة العمل السريعة. تتضمن هذه الوظيفة تنسيق الأنشطة المكتبية، وإدارة مهام إدخال البيانات، والتعامل مع استفسارات العملاء، ودعم الموظفين الإداريين الآخرين لتعظيم الكفاءة.

• إدارة وتنسيق العمليات والأنشطة المكتبية لضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• كونك نقطة الاتصال الأولية لجميع الزوار وإدارة المكالمات الهاتفية الواردة بفعالية.
• الحفاظ على تحديث سجلات المكتب وقواعد البيانات والأنظمة لضمان الدقة والكمال.
• التنسيق مع الموردين والبائعين لضمان التسليم في الوقت المناسب لمستلزمات المكتب والخدمات.
• المساعدة في إعداد مستندات المكتب والتقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة.
• إدارة الجداول الزمنية، وترتيب الاجتماعات، وتنظيم المواعيد مع الانتباه للتفاصيل.
• دعم الموارد البشرية في التوظيف، والتوجيه، وصيانة سجلات الموظفين.
• التعامل مع توزيع البريد وخدمات البريد السريع، وضمان تسليم الجميع في الوقت المحدد.
• مراقبة وصيانة معدات المكتب، وترتيب الصيانة الروتينية، والتعامل مع الإصلاحات البسيطة.
• تنظيم أحداث الشركة، والاجتماعات، وجلسات التدريب، وإدارة اللوجستيات بكفاءة.
• ضمان أن تكون منطقة المكتب دائمًا نظيفة، وقابلة للعرض، ومخزنة بالمستلزمات اللازمة.
• المساعدة في إعداد الميزانية وتتبع النفقات لقسم عمليات المكتب.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة في دور إداري أو منسق مكتب لمدة سنتين أو أكثر.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال.
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية مع الانتباه للتفاصيل.
• إجادة استخدام برامج المكتب مثل مجموعة MS Office وأدوات الجدولة عبر الإنترنت.
• القدرة على حل المشكلات بشكل مستقل والتعامل مع بيئة العمل السريعة.
• إثبات القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة discretion.