مدير المكتب / المساعد التنفيذي، الاستشارات المالية

Teneo

المسؤوليات الرئيسية

• نقطة الاتصال الرئيسية عندما يكون SMDs و MDs غير متاحين، التعامل مع الأفراد الكبار نيابة عنهم.
• الحفاظ على العلاقات الرئيسية مع EAs/PAs المقابلين في مكاتب العملاء وبناء معرفة بالعملاء الرئيسيين.
• الإدارة الاستباقية لتقويم SMDs و MDs والاستجابة وفقًا للتغييرات في المذكرات / التقويم.
• الحفاظ على قواعد بيانات الاتصال وأدوات CRM لسجلات العملاء والمكتب.
• إدارة وتنسيق أنشطة السفر والرحلات الأخرى لفريق Teneo Birmingham، مع ضمان التحضير في الوقت المناسب مع الالتزام بسياسة السفر الخاصة بالشركة لضمان الكفاءة من حيث التكلفة في جميع الأوقات. عند الاقتضاء، المساعدة في إعداد أي طلبات تأشيرات متعلقة بالسفر وبروتوكولات أخرى.
• معالجة مطالبات النفقات لأعضاء الفريق الكبار في الوقت المناسب.
• إدارة المعلومات الحساسة تجاريًا بطريقة مهنية والحفاظ على أعلى مستويات السرية.
• دعم EAs الآخرين عبر Teneo Financial Advisory خلال فترات الإجازة أو المرض، وخلق بيئة داعمة وفعالة للعمل في الفريق الداعم الأوسع.
• دعم فريق عمليات الأفراد لدينا في عمليات الانضمام، والتأكد من أن الموظفين الجدد لديهم وصول إلى المعدات والموارد اللازمة.
• الإدارة الحرجة لبيئة مكتب Teneo Birmingham للحفاظ على العمليات والهياكل التشغيلية المثلى.
• إدارة قاعات المؤتمرات والزوار، بما في ذلك تنظيم جميع جوانب الفعاليات الداخلية والخارجية (مثل الغداء، العشاء وأي ترفيه آخر للعميل) وضمان أن تكون المساحات جاهزة ومجهزة بشكل جيد.
• الحفاظ على إمدادات المكتب من القرطاسية ومعدات تكنولوجيا المعلومات والمرطبات.
• امتلاك علاقات المقاولين، تنظيم زيارات الموقع الدورية وتصاريح العمل، والتواصل مع فريق مرافق Teneo المركزي بشأن أي قضايا متعلقة بالمكتب.
• التعامل مع البريد الوارد وفقًا لسياسات تشغيل البريد الخاصة بـ Teneo.

المهارات والخبرات الرئيسية

• خبرة مثبتة في دور مشابه ضمن بيئة سريعة الخطى ومتعددة الثقافات مع مهارات تواصل وتنظيم استثنائية قابلة للإظهار.
• تاريخ مثبت في إدارة مكتب مزدحم.
• مهارات متقدمة في MS Outlook ضرورية (استخدام متقن للبريد الإلكتروني، التقويم، الإنترنت والإنترانت).
• مهارة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint)، باستخدام Word على مستوى متقدم.
• لديه انتباه استثنائي للتفاصيل ومهارات تنظيمية متفوقة في متابعة وإكمال المهام المتعددة والمتداخلة حتى الوصول إلى حل كامل ورضا.
• مهارات تواصل وتواصل شخصية قوية، مع سلوك مهني.
• عقلية استباقية ومرنة وموجهة نحو الحلول.
• بداية ذاتية مع القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني ضمن فريق.
• يستخدم معرفة العمل لدعم SMDs و MDs.
• مهارات متقدمة في Outlook (استخدام متقن للبريد الإلكتروني، التقويم، الإنترنت والإنترانت أساسية).