مدير مكتب

Nahdet Misr

ملخص الوظيفة: مدير المكتب مسؤول عن تنظيم وتنسيق
عمليات المكتب والإجراءات والموارد لتسهيل الفعالية و
الكفاءة لجميع أنحاء الشركة. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا، سيقوم هذا الشخص
بأداء مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري والمساعدة
للرئيس التنفيذي والإدارة العليا لتسهيل العملية الفعالة
لـ Ta heal.

إدارة المكتب

• الإشراف على جميع وظائف المكتب اليومية
  لضمان أن يكون التنظيم والموظفون في بيئة عمل مرضية.
  
• تكون نقطة الاتصال الأولى
  للرد، وتصنيف وتحويل المكالمات الواردة وكذلك الزوار في المكتب.
  
• تكون مسؤولاً عن إدارة جميع البائعين
  والتي تشمل طلب المعدات واللوازم، وإدارة و
  مراقبة مستويات الخدمة، وتسوية الفواتير ومعالجة
  خدمات البائعين غير المرضية.
  
• إدارة خدمات NM المشتركة
  (المالية، المشتريات، تكنولوجيا المعلومات، إلخ) وخدمة كحلقة وصل
  الأساسية.
  
• تنسيق اللوجستيات وإعداد
  مواد الاجتماع لمجلس إدارة Accordia واجتماعات اللجان.
  
• الحفاظ على ملفات المكتب والسجلات
  (نسخ إلكترونية وورقية) بالإضافة إلى تحديث قاعدة بيانات الاتصال المركزية.
  
• تنسيق الاجتماعات مع مهام تشمل
  التخطيط لإعداد المساحة، وإدارة الميزانية، وتنسيق
  النقل المحلي، وإدارة متطلبات الصوت/الصورة
  
• تقديم المساعدة في تخطيط الفعاليات إلى
  فرق التطوير والبرامج حسب الحاجة للفعاليات الأخرى.
  
• العمل مع مدير الإدارة والعمليات، لتنسيق جميع أنشطة الموظفين.
  
• مراقبة جميع استخدامات الأدوات المكتبية والمواد الإدارية والأدوات في المكتب و
  إصدار طلب الشراء عند الحاجة.
  
• تقديم الدعم في
  تخطيط وتنفيذ تقويم السفر لأي عضو في الفريق وفقًا
  لاحتياجات العمل والخطط.
  
• تقديم المساعدة والدعم للإدارة العليا في مشاريع مختلفة مثل تدريب الموظفين الجدد،
  تخطيط التقويم والتواصل مع الموظفين.
  
• دعم موظفي الإدارة العليا الآخرين في مشاريع أخرى حسب الحاجة.
  

المتطلبات

الخبرة في العمل في سياق متعدد الثقافات أمر ضروري
لديك درجة في التسويق،
إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
لديك خبرة سابقة في دور مشابه.
لديك مهارات استثنائية في التواصل الشفهي &
الكتابي.
لديك مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل، بما في ذلك القدرة المثبتة على إدارة أولويات متعددة ومت competing في وقت واحد.
الخبرة في ترتيبات السفر الدولية وإدارة اللوجستيات هي ميزة قوية.
اهتمام أو رغبة في تطوير الخبرة في الدعم الإداري، وتخطيط اللوجستيات وإدارة البائعين.
الاهتمام بالتفاصيل أمر ضروري
بالإضافة إلى مهارات تنظيمية قوية.