مدير مكتب Cracknell

إدارة عمليات المكتب الأمامي لضمان وظيفة استقبال احترافية باستمرار، بما في ذلك تغطية مكتب الاستقبال شخصيًا. التأكد من ترحيب جميع الزوار ومساعدتهم وتوجيههم بشكل مناسب، أثناء إدارة المكالمات الواردة والاستفسارات وتوجيه المكالمات ومعالجة الرسائل.

تنسيق حجوزات قاعات الاجتماعات والمواعيد والجداول، مع التأكد من إعداد الغرف وتجهيزها وصيانتها بمستوى عالٍ.

تخطيط وتنفيذ الفعاليات الشركات، بما في ذلك البحث عن مواقع الفعاليات وترتيبات الطعام والتنسيق اللوجستي من البداية إلى النهاية.

تنظيم والإشراف على صيانة ونظافة وترتيب مرافق الشركة، بالتنسيق الوثيق مع إدارة المباني وفرق المرافق والموردين ومقدمي الخدمات الخارجيين.

الحفاظ على سجلات المكتب الدقيقة، بما في ذلك سجلات الزوار وتصاريح الوصول وسجلات المكتب، مع التأكد من دقة الوثائق والامتثال لمعايير الأمان.

ضمان الامتثال الكامل لمعايير الصحة والسلامة والبيئة (HSE) الخاصة بالشركة والمبنى، بما في ذلك لوائح السلامة من الحرائق وإجراءات الإخلاء وصيانة معدات السلامة. التنسيق مع قسم الموارد البشرية بشأن تدريبات الإخلاء ومبادرات الاستعداد للطوارئ.

إدارة ترتيبات السفر للأعمال، بما في ذلك حجوزات الطيران والإقامة وتأمين السفر، وتقديم دعم تنسيق السفر للمكاتب الأخرى ولقسم الموارد البشرية عند الحاجة.

التنسيق مع الموردين للتفاوض على الأسعار الشركات، ورفع أوامر الشراء المحلية (LPOs)، والتنسيق مع فريق المالية/المحاسبة لضمان معالجة الفواتير والمدفوعات في الوقت المناسب.

تنسيق جداول الصيانة الوقائية والإصلاحات لمعدات المكتب والمرافق لدعم العمليات المستمرة.

إدارة المستلزمات المكتبية وأصول الشركة، بما في ذلك الشراء وإدارة المخزون والتجديد في الوقت المناسب للقرطاسية والأثاث والزي الرسمي والمواد التشغيلية الأخرى.

إدارة الممتلكات السكنية للشركة، بما في ذلك الإشراف على الصيانة وإدارة الإيجارات والتنسيق مع الملاك ومقدمي الخدمات.

الكفاءات الفنية

• مهارات خدمة العملاء والتواصل الاستثنائية، مع نهج احترافي لدعم العملاء والزوار المهمين.
• معرفة قوية بقوانين الصحة والسلامة والحرائق، مع ضمان الامتثال الكامل لمعايير HSE.
• ذكي تجاريًا مع مهارات تفاوض مثبتة وإدارة ميزانية فعالة للأنشطة الشرائية.
• إظهار قدرات التخطيط وإدارة المشاريع، لا سيما في تنفيذ الفعاليات الشركات.
• مهارات قيادة استباقية مع القدرة على إدارة والإشراف على مقدمي الخدمات الخارجيين.
• مهارات إدارية متطورة، بما في ذلك الاستخدام الفعال لمعدات المكتب.
• إلمام متقدم بتكنولوجيا الكمبيوتر، مع كفاءة قوية في تطبيقات Microsoft Office.

الكفاءات الإدارية والشركات

• مستوى عالٍ من الدقة والضبط، مع اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
• مهارات تخطيط وتنظيم وتنفيذ قوية.
• قدرات فعالة في قيادة الفريق وإدارة الإدارة.
• القدرة على الأداء تحت الضغط، والقيام بمهام متعددة، وتحديد أولويات العمل، والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
• منفتح على التعلم المستمر، والتدريب، ومشاركة المعرفة.
• مرن وقابل للتكيف، مع القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق تعاوني.
• مدفوع ذاتيًا، استباقي، ومCommitted to continuous improvement.