مدير مكتب

Client of Jobfinders

المسؤوليات:
توفير الدعم الإداري وزيادة فعالية المكتب
جدول الاجتماعات
الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة مهذبة واحترافية وتحويلها
إدارة جدول التنفيذي
التنسيق مع إدارة المرافق والتنظيف والأمن على أساس يومي
إعداد والتعامل مع ملفات البنك ورسائل التفويض، وضمانات البنك وتجديدها.
إعداد رسائل الإدارة التنفيذية والمراسلات والمتابعة بشأن الردود ذات الصلة.
الاتصال بأطراف ثالثة للحصول على الخدمات والدعم عند الحاجة
التعامل مع والحفاظ على الملفات لمكتب الإدارة التنفيذية
ضمان جمع وتسليم تقارير الإدارة العادية التي يجب تسليمها إلى الرئيس التنفيذي
التعامل مع وجدولة الاجتماعات للإيرادات والإنتاجية والمقارنة لكل سنة/دورة.
التعامل مع ردود خدمة العملاء كلما لزم الأمر
تنسيق وإصدار تذاكر السفر.
المتابعة بشأن معالجة التأشيرات.
المتابعة بشأن معالجة الإقامة.
استرجاع والتحقق والسيطرة على تقارير الهاتف الشهرية.
التحكم وإصدار أوامر الشراء ومعالجة الوثائق والتحقق منها قبل إرسالها إلى مكتب الرئيس التنفيذي للتوقيع.
المتابعة مع البنوك والمؤسسات المالية لمتطلبات ومعالجات متنوعة
التعامل مع إشراف قسم الخدمات العامة.
التحكم في مخزون المشتريات العامة.
جدولة الاجتماعات الأسبوعية
التعامل مع القضايا الشخصية المتعلقة بالرئيس التنفيذي.
إرسال الفواتير مع التأكد من توفر جميع الوثائق الداعمة والتأكيدات.
إرسال رسائل البريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي المستلمة للمعالجة المطلوبة.
استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة وتخصيص التكلفة كلما طُلب ذلك.
التعامل مع محاضر الاجتماعات والمتابعة بشأن الأمور المعلقة والتقارير المطلوبة للرئيس التنفيذي.