مدير مكتب

Client of NADIA Global

نحن نبحث عن مدير مكتب منظم للغاية واستباقي للإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان دعم إداري سلس عبر الأقسام. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة أنشطة المكتب الأمامي، وتنسيق الاجتماعات والسفر، والتعامل مع التحكم في الوثائق، ودعم وظائف الموارد البشرية وPRO مع الحفاظ على بيئة مكتبية فعالة ومحترفة.

المسؤوليات الرئيسية:

• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات العامة بطريقة احترافية.
• تنسيق توصيلات الطرود والشحنات الصادرة.
• ترتيب تصاريح دخول الزوار والحفاظ على سجلات الزوار.
• تحضير غرف الاجتماعات، وترتيب المقاعد، وتقديم الدعم للطباعة والمساعدة الأساسية في الاجتماعات حسب الحاجة.
• إدارة المستلزمات المكتبية والمواد الاستهلاكية بما في ذلك القرطاسية، والماء، والقهوة، وعناصر المطبخ.
• التنسيق مع مزودي الخدمة الخارجيين (الإنترنت، التنظيف، الصيانة، خدمات الطباعة، إلخ).
• مراقبة النفقات المكتبية الصغيرة والحفاظ على سجلات صحيحة.
• تقديم الوثائق الداعمة وملخصات النفقات إلى قسم المحاسبة.
• تنظيم الاجتماعات الداخلية، والإحاطات، والمواعيد.
• إرسال دعوات التقويم وتنسيق توافر المشاركين.
• تحضير جداول أعمال الاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات.
• ترتيب حجوزات سفر التنفيذيين والموظفين بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق، والتأشيرات (إذا لزم الأمر)، والنقل.
• الحفاظ على سجلات منظمة لوثائق الشركة مثل العقود، والتراخيص، والمراسلات الرسمية.
• التواصل مع PROs بشأن معالجة التأشيرات، وتجديد التراخيص، والوثائق المتعلقة بالحكومة.
• دعم إدارة الموارد البشرية بما في ذلك وثائق الانضمام، وتنسيق الإدخال، وإدارة سجلات الموظفين.
• الحفاظ على سجلات الموارد البشرية مثل سجلات الإجازات، وتتبع الإجازات المرضية، وسجلات هوية الموظفين.