مدير مكتب

Client of Faststream Recruitment Limited

الدور - مدير مكتب الموقع - دبي، الإمارات العربية المتحدة **الطلاقة في كل من الإنجليزية والعربية (كتابة ومحادثة) أمر ضروري** نظرة عامة تسعى شركة إدارة السفن الدولية الرائدة إلى تعيين مدير مكتب ذو خبرة ومنظم للغاية لدعم عملياتها في دبي. تلعب هذه الوظيفة دورًا حيويًا في ضمان سير عمل المكتب بسلاسة بينما تدعم عمليات الموارد البشرية والمتطلبات الإدارية الإقليمية ضمن بيئة بحرية عالمية. سيتصرف المرشح الناجح كنقطة تنسيق رئيسية عبر عمليات المكتب، وإدارة دورة حياة الموظف، وأنشطة الرواتب، مما يضمن الكفاءة، والامتثال للوائح المحلية، والتوافق مع المعايير الدولية. المسؤوليات الرئيسية • الإشراف على العمليات اليومية لمكتب دبي، وضمان بيئة عمل مهنية وفعالة • تقديم الدعم الإداري والسكرتاري الكامل لفريق القيادة المحلي • إدارة إجراءات المكتب، والمستندات، وأنظمة الأرشفة، والاتصالات الداخلية • تنسيق الاجتماعات، والمؤتمرات، وفعاليات الشركة • التعامل مع مسؤوليات الاستقبال، بما في ذلك إدارة المكالمات والترحيب بالضيوف • ترتيب السفر، والإقامة، ومتطلبات التأشيرات للموظفين وأصحاب المصلحة الزائرين • إدارة العلاقات مع موردي المكتب، ومقدمي الخدمات، وأصحاب العقارات • معالجة الفواتير، وأوامر الشراء، ومطالبات نفقات الموظفين وفقًا لسياسات الشركة • مراقبة ميزانيات المكتب، والخدمات، والمدفوعات • ضمان الامتثال لمتطلبات اللوائح الإماراتية، بما في ذلك تقارير الحكومة، وتجديدات التأمين، والترخيص • تحديد القضايا التشغيلية وتنفيذ حلول فعالة التوظيف، والتوجيه، والفصل • الشراكة مع مديري التوظيف لتطوير أوصاف الوظائف واستراتيجيات التوظيف • البحث عن المواهب وجذبها عبر قنوات التوظيف المناسبة • تنسيق المقابلات ودعم عمليات تقييم المرشحين • إدارة التوجيه لضمان دمج الموظفين الجدد بشكل فعال في العمل • الإشراف على عمليات الفصل، بما في ذلك مقابلات الخروج والامتثال لقوانين العمل الإماراتية عمليات الموارد البشرية • الحفاظ على سجلات دقيقة للموظفين والوثائق الخاصة بالموارد البشرية • دعم دورة حياة الموظف بالكامل، بما في ذلك الترقيات، والتحويلات، والفصل • ضمان أن ممارسات الموارد البشرية تتوافق مع تشريعات العمل الإماراتية وسياسات الشركة • التصرف كنقطة الاتصال الأولى لاستفسارات الموظفين المتعلقة بالموارد البشرية • دعم الاتصال الداخلي للسياسات، والإجراءات، ومبادرات الشركة إدارة الرواتب • التنسيق مع مقدمي خدمات الرواتب وفرق المالية لضمان معالجة الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد • التحقق من بيانات الرواتب والمستندات الداعمة • ضمان الامتثال لمتطلبات الضرائب المحلية والمتطلبات القانونية • الرد على الاستفسارات والاختلافات المتعلقة بالرواتب • تقديم تقارير الرواتب إلى فرق المالية والقيادة