مدير مكتب، المملكة العربية السعودية

LivaNova

ملخص الوظيفة:

نحن نبحث عن مدير مكتب منظم للغاية، نشط، وذو تفاصيل دقيقة للإشراف على العمليات الإدارية اليومية لمكتبنا الجديد في الرياض (المملكة العربية السعودية). سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن الحفاظ على بيئة عمل سلسة وفعالة، وإدارة موارد المكتب، ودعم الموظفين، والمساهمة في ثقافة مكان العمل الإيجابية.

المسؤوليات العامة:

• توفير القيادة الإدارية والدعم للفريق
• أداء مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري، والتي تتطلب التعامل مع معلومات حساسة وسرية
• إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان بيئة منظمة ومهنية.
• تنسيق والإشراف على المهام الإدارية مثل الجدولة، وتوريد المكتب، والتعامل مع البريد، وحفظ السجلات.

• بالتنسيق مع الموارد البشرية، إدارة عقود العمل من خلال البوابة الإلكترونية، إدارة وصيانة تأشيرات / تصاريح عمل الموظفين
• إدارة عملية الرواتب الشهرية بالتنسيق مع الموارد البشرية والمالية
• الإشراف ودعم الموظفين الإداريين واستقبال المكتب حسب الحاجة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية لموردي المكتب، مقدمي الخدمات، وإدارة المبنى.
• الحفاظ على إدارة الميزانيات، والنفقات، والنقدية الصغيرة للمكتب.
• المساعدة في إدماج الموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطة العمل والتوجيه.
• تنظيم الفعاليات، الاجتماعات، وأنشطة بناء الفريق.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة وسياسات الشركة.
• إدارة الجداول الزمنية، إعداد التقارير، ودعم الإدارة العليا بالمهام الإدارية.
• مراقبة كفاءة المكتب وتنفيذ التحسينات عند الحاجة.

المهارات والخبرات:

• خبرة مثبتة كمدير مكتب، مدير إداري، أو دور مشابه.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية
• قدرات تنظيمية ممتازة وقدرة على القيام بمهام متعددة.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
• إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) وأدوات إدارة المكتب الأخرى.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية ومهنية.
• عقلية حل المشكلات مع الانتباه للتفاصيل.
• الاستعداد والقدرة على العمل بجدول زمني مرن عند الضرورة
• سجل مثبت يظهر المعرفة وفهم مواضيع الامتثال

التعليم:

درجة البكالوريوس من جامعة أو كلية معتمدة (أو شهادة الثانوية العامة)