مدير المكتب/المساعد الشخصي للمدير

Safa British School Dubai

غرض الدور

مدير المكتب يلعب دورًا محوريًا في ضمان سير العمل اليومي بسلاسة في المدرسة البريطانية صفا. هذا الدور يدير الوظائف الإدارية المواجهة للجمهور في المدرسة، ويقدم دعمًا عالي الجودة للموظفين والطلاب وأولياء الأمور، ويضمن استخدام جميع الأنظمة التشغيلية، خصوصًا iSAMS وتطبيقات Microsoft بشكل فعال ودقيق.

مدير المكتب يجسد الاحترافية والسرية ومهارات التعامل بين الأشخاص الاستثنائية، ويساهم بشكل إيجابي في روح SBS الدافئة والمجتمعية.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة المكتب والتنسيق

• الإشراف على التشغيل اليومي لمكتب المدرسة، وضمان بيئة منظمة وفعالة وترحيبية.

• إدارة تدفقات العمل المكتبي، والمراسلات، وأنظمة الملفات، والوثائق بما يتماشى مع سياسات SBS.

• تنسيق التقويمات والمواعيد والفعاليات المدرسية حسب الحاجة.

• ضمان دقة جميع الاتصالات، والإشعارات، والمخرجات الإدارية، وأن يتم تقديمها بشكل احترافي.

2. إدارة iSAMS

• إنشاء تقارير، قوائم طلاب، ملخصات حضور، ومجموعات بيانات للقادة والمعلمين.

• دعم الموظفين في وظائف iSAMS والحفاظ على سلامة البيانات عبر النظام.

3. إتقان مجموعة Microsoft

• إنتاج مستندات، جداول بيانات، وعروض تقديمية عالية الجودة باستخدام MS Word، Excel، PowerPoint، وOutlook.

• الحفاظ على محركات الأقراص المشتركة وضمان هيكلة الوثائق وسهولة الوصول إليها.

4. التواصل والانخراط بين الأشخاص

• تقديم الخدمة كنقطة اتصال رئيسية لأولياء الأمور، الموظفين، الزوار، والشركاء الخارجيين.

• التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية بحذر ونزاهة.

5. العمليات التنظيمية

• قيادة تنظيم الفعاليات المدرسية الشاملة، والاجتماعات، والعمليات الإدارية.

• الحفاظ على أنظمة لحفظ السجلات، والامتثال، والتواصل التشغيلي.

6. المساعد الشخصي للمدير

إدارة الجداول، التواصل، وتدوين المحاضر

مواصفات الشخص

المهارات والخبرات الأساسية

• خبرة مثبتة في مكتب مدرسة أو بيئة إدارية (قطاع التعليم ضروري).

• إتقان iSAMS.

• إجادة عالية في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). استخدام Calendly وCanva (مرغوب).

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.

• مهارات التعامل بين الأشخاص والتواصل الممتازة.

• القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل تحت الضغط.

• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.

• احترافية وتركيز على الحلول.

• فهم حماية البيانات، والسرية، وحماية الأطفال.

تضع مدرسة صفا البريطانية أعلى الأولويات على حماية وتعزيز رفاهية الأطفال. نحن نحافظ على معايير صارمة في ممارسات حماية الطفل ونتوقع من جميع أعضاء الطاقم الالتزام بهذا الالتزام. سيخضع المرشحون الناجحون لفحوصات خلفية شاملة، بما في ذلك التحقق من مراجع عالية الجودة، والتحقق من المؤهلات والهوية، وكذلك فحوصات الشرطة والخارجية عند الاقتضاء.