مكتب الأمين

Fine Tours & Travels Ernakulam

وصف الوظيفة سكرتير المكتب

الموقع: مسقط ، عمان
الصناعة: التجزئة و FMCG
الخبرة المطلوبة: من 2 إلى 5 سنوات
التقرير إلى: رئيس مجلس الإدارة / المديرين

ملخص الدور

نحن نبحث عن سكرتير مكتب منظم للغاية وسري ذو شخصية قوية وخبرة مثبتة في دعم القيادة العليا ، بما في ذلك رؤساء مجلس الإدارة والمديرين. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة الجدول الزمني اليومي ، وتنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى ، وإعداد التقارير ، والتعامل مع لوجستيات السفر بدقة وسرية.

المسؤوليات الرئيسية

• جدولة وتنسيق الاجتماعات اليومية لرئيس مجلس الإدارة مع عدة أقسام
• تنظيم اجتماعات المديرين مع رؤساء الأقسام والفرق متعددة الوظائف
• ضمان جدولة جميع الاجتماعات في الوقت المحدد ومواءمتها مع أولويات التنفيذيين.
• إرسال تذكيرات ومتابعات في الوقت المناسب للموظفين والمعنيين قبل الاجتماعات.
• إعداد محضر الاجتماع خلال مناقشات رئيس مجلس الإدارة / المديرين مع رؤساء الأقسام أو الموظفين ، مع ضمان الدقة والسرية.
• إنشاء والحفاظ على تقارير MIS لمراجعة التنفيذيين.
• تنظيم حجوزات السفر ، والمخططات ، والإقامات لرئيس مجلس الإدارة والمديرين.
• الحفاظ على تقاويم التنفيذيين وإدارة التغييرات أو النزاعات بشكل استباقي.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان التواصل والتنسيق السلس.
• التعامل مع المراسلات الواردة وتحديد أولويات الأمور العاجلة.
• الحفاظ على سرية صارمة لجميع الاجتماعات والمناقشات والمستندات.

ما نبحث عنه

• شخصية قوية مع القدرة على إدارة بيئات تنفيذية تحت ضغط عالٍ.
• خبرة سابقة في دعم التنفيذيين على مستوى رئيس مجلس الإدارة / المديرين.
• مهارات تنظيمية وتواصل وإدارة الوقت ممتازة.
• مستوى عالٍ من السرية والاحترافية.
• إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارة في إنشاء وتحليل تقارير MIS.
• إجادة اللغة الإنجليزية؛ العربية / الهندية ميزة إضافية.

ملف المرشح المثالي

• 2-5 سنوات من الخبرة في دور سكرتاري أو مساعد تنفيذي ضمن صناعة FMCG أو التجزئة.
• قدرة مثبتة على التعامل مع المعلومات الحساسة والتنسيق على مستوى التنفيذيين.
• واثق ، استباقي ، ودقيق مع عقلية موجهة نحو الخدمة.
• قادر على القيام بعدة مهام وتحديد الأولويات في بيئة عمل ديناميكية.