مساعد خدمات مكتبية

Client of Talentmate

كموظف خدمات مكتبية، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان العمليات اليومية السلسة والفعالة والمنظمة لمكتبنا. ستكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الشامل لكل من موظفي المكتب والإدارة، مما يسهل بيئة عمل احترافية وإيجابية. تتضمن وظيفتك مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك الواجبات الإدارية، وتنسيق أنشطة المكتب، والعمل كنقطة اتصال لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية. يجب أن تظهر مهارات تنظيم قوية، والانتباه إلى التفاصيل، ونهج استباقي في حل المشكلات. سواء كنت تتعامل مع الاستفسارات، أو إدارة الجداول، أو ضمان أن تكون لوازم المكتب مخزنة بالكامل، ستكون جزءًا لا يتجزأ من الحفاظ على جو مكتبي منتج.

المسؤوليات

• تنسيق وإدارة الجداول، والمواعيد، والاجتماعات لموظفي المكتب والإدارة.
• الحفاظ على تنظيم المكتب من خلال الإشراف على أنظمة الملفات وإدارة السجلات.
• خدمة كنقطة الاتصال الأولية للاستفسارات الهاتفية والزوار إلى المكتب.
• المساعدة في تخطيط وتنفيذ الفعاليات والاجتماعات المكتبية، مع ضمان الكفاءة اللوجستية.
• التعامل مع استلام وتوزيع المراسلات والشحنات المكتبية.
• مراقبة وطلب لوازم المكتب، وضمان وجود مخزون كافٍ وإعادة التعبئة عند الحاجة.
• دعم الفريق من خلال إنشاء وصيانة الوثائق، وجداول البيانات، والعروض التقديمية حسب الحاجة.
• التعاون مع البائعين ومقدمي الخدمات للحفاظ على معدات ومرافق المكتب.
• إعداد التقارير اليومية وتقديمها للمشرفين للمراجعة والإجراءات التالية.
• تنفيذ والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب لضمان الكفاءة الإدارية.
• إدارة وتحديث قواعد بيانات المكتب، مع الحفاظ على دقة المعلومات وسريتها.
• المساعدة في إدماج الموظفين الجدد وتسهيل توجيههم في بروتوكولات المكتب.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل؛ التعليم العالي هو ميزة.
• تفضل الخبرة السابقة في إدارة المكاتب أو المجالات ذات الصلة.
• مهارات تنظيم استثنائية والقدرة على تعدد المهام بشكل فعال.
• مهارات اتصال ممتازة، سواء المكتوبة أو الشفوية، ضرورية.
• إجادة في حزم المكتب مثل Microsoft Office أو Google Workspace.
• مهارات شخصية قوية والقدرة على العمل بشكل تعاوني في فريق.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب.