مساعد إدارة العمليات والمرافق
International Schools Pa...
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 22 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
0 - 3 سنوات
موقع العمل
التعليم
بكالوريوس في الهندسة المعمارية(هندسة معمارية)
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
في التنسيق مع أصحاب المصلحة
- فريق ISP في الشرق الأوسط
- فرق القيادة المدرسية، والمديرين، وغيرهم من أصحاب المصلحة ذوي الصلة عبر شبكة المدارس الإقليمية
- البائعين ومقدمي الخدمات من جهات خارجية
خط تقرير: رئيس المرافق والعمليات
سياق الدور سيوفر مساعد إدارة العمليات والمرافق (التواصل مع السلطات والمنسق) دعمًا إداريًا ولوجستيًا شاملًا لضمان الإدارة الفعالة والمتوافقة للمرافق والسلامة والعمليات التشغيلية عبر مدارس ISP في الشرق الأوسط. بالإضافة إلى التعامل مع المهام الإدارية والتشغيلية اليومية، سيعمل شاغل الوظيفة كحلقة وصل رئيسية مع السلطات الحكومية لإدارة التصاريح والموافقات والتفتيشات والتقديمات التنظيمية لضمان الامتثال للوائح الإمارات وقطر. تلعب هذه الوظيفة دورًا رئيسيًا في الحفاظ على التواصل القوي بين فرق ISP الإقليمية والمدارس والبائعين والسلطات الخارجية، مما يضمن التميز التشغيلي والموافقات في الوقت المناسب والامتثال لجميع المتطلبات القانونية.
المسؤوليات الرئيسية
- توفير دعم إداري شامل لرئيس المرافق والعمليات والفريق الأوسع للعمليات.
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية والتواصل مع السلطات الحكومية مثل KHDA و ADEK وبلدية دبي والدفاع المدني (DCD) و MOE و ITC وغيرها من الدوائر الحكومية الإماراتية للحصول على التصاريح والتفتيشات والتجديدات.
- تنسيق وتتبع جميع التقديمات والموافقات من السلطات والمتابعة لضمان المعالجة في الوقت المناسب والامتثال.
- الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات مركزية للتراخيص وNOCs والموافقات وجميع مراسلات السلطات.
- إعداد وتقديم الوثائق المطلوبة للسلطات بما يتماشى مع اللوائح والمواعيد النهائية.
- دعم تنسيق البائعين والمقاولين من خلال الحفاظ على عقود محدثة، ومستندات التأمين، وسجلات الامتثال.
- إدارة الوثائق والمراسلات والتقارير والسجلات الخاصة بالقسم لضمان الكفاءة وسهولة الوصول.
- المساعدة في تجميع وتنسيق التقارير والرسائل والعروض التقديمية للإدارة والسلطات الحكومية.
- جدولة وتنسيق الاجتماعات، وإعداد الجداول الزمنية، وتدوين المحاضر، والمتابعة على نقاط العمل للنقاشات التشغيلية والسلامة والامتثال.
- تنسيق اللوجستيات لزيارات المواقع، والتفتيشات الأمنية، والاجتماعات بين ISP والسلطات الحكومية.
- دعم تنظيم جلسات توعية السلامة، وورش العمل المتعلقة بالامتثال، ولوجستيات التدريب.
- التواصل مع فرق العمليات المدرسية لضمان تقارير الامتثال المتسقة والمتابعة في الوقت المناسب على الإجراءات.
- تقديم دعم التحكم في الوثائق لمبادرات الصحة والسلامة (H&S) وESG والامتثال.
- إدارة التواصل مع البائعين والاستشاريين والمقاولين لضمان تلبية جميع متطلبات السلطات قبل بدء المشروع.
- بناء والحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الخارجيين ومقدمي الخدمات والكيانات الحكومية لضمان تنسيق إداري وتشغيلي سلس.
- تقديم الدعم المكتبي والإداري العام لقسم العمليات، بما في ذلك الأرشفة، وتحديد المواعيد، والمراسلات.
مسؤوليات أخرى
- تحمل مسؤوليات ومهام إضافية معقولة كما يحددها رئيس المرافق والعمليات أو المسؤول الإقليمي أو ISP.
- دعم المبادرات الأوسع لـ ISP المتعلقة بالامتثال التنظيمي، والاستدامة، والتميز التشغيلي
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المؤهلات
- شهادة الثانوية العامة أو درجة البكالوريوس في الإدارة أو الهندسة أو مجال ذي صلة
الخبرة
- حد أدنى 0-1 سنوات من الخبرة في الإدارة أو تنسيق المرافق أو التواصل مع السلطات داخل الإمارات العربية المتحدة.
- خبرة مثبتة في التعامل مع السلطات التنظيمية مثل KHDA و ADEK وبلدية دبي والدفاع المدني وغيرها من الهيئات ذات الصلة.
- مهارات قوية في التواصل والتنظيم وإدارة المهام المتعددة.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل والوثائق وقدرات التنسيق.
القطاع المهني للشركة
المجال الوظيفي / القسم
الكلمات الرئيسية
- مساعد إدارة العمليات والمرافق
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
International Schools Pa...
ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years employment history. ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply