مساعد العمليات

International Network For Aid Relief and Assistance

سيساعد مساعد العمليات في تقديم الدعم التشغيلي اليومي لضمان تنفيذ أنشطة إنارة بسلاسة في لبنان. يشمل ذلك المساعدة في المشتريات والإدارة والموارد البشرية والمهام المالية تحت إشراف مسؤول العمليات وبالتنسيق مع الأقسام المعنية.

يتطلب المنصب مهارات تنظيمية قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة إنسانية سريعة الحركة.

المسؤوليات الرئيسية

1. المشتريات واللوجستيات
   • المساعدة في إعداد ومعالجة طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs) وطلبات تقديم العروض (RFQs) وفقًا لسياسة مشتريات إنارة.
   • الدعم في جمع وتقييم العروض، وضمان اكتمال الوثائق المتعلقة بالمشتريات ودقتها وامتثالها.
   • الحفاظ على تحديث متعقب المشتريات، وضمان المتابعة في الوقت المناسب بشأن الطلبات والتسليمات.
   • تنسيق تسليم واستلام السلع والخدمات، وضمان الفحص والوثائق المناسبة (ملاحظات التسليم، ملاحظات السلع المستلمة، إلخ).
   • دعم نظام إدارة المخزون والأصول، والحفاظ على سجلات دقيقة للإمدادات ومعدات المكتب والسلع الاستهلاكية.
   • التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات والبائعين لضمان سلاسة المشتريات والمتابعة على العقود.
2. الإدارة وإدارة المكتب
   • المساعدة في إدارة مستلزمات المكتب والمرافق، وضمان وجود مخزون كافٍ وتجديده في الوقت المناسب.
   • دعم تنظيم الاجتماعات وورش العمل وجلسات التدريب (حجز المكان، المرطبات، اللوجستيات).
   • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة (سواء المادية أو الإلكترونية) للوثائق الإدارية والمشتريات والموارد البشرية.
   • الدعم في إعداد المراسلات، والمسح الضوئي، والنسخ، وغيرها من الواجبات الإدارية حسب الحاجة.
   • ضمان أن مكاتب ومعدات إنارة محفوظة في حالة جيدة، والتنسيق لإجراء الإصلاحات أو الصيانة عند الضرورة.
   • التعامل مع ترتيبات السفر للموظفين (النقل، الإقامة، بدلات السفر، إلخ) وفقًا للسياسات التنظيمية.
3. دعم الموارد البشرية
   • المساعدة في عمليات التوظيف، بما في ذلك نشر إعلانات الوظائف، وجمع السير الذاتية، وتحديد مواعيد المقابلات، والحفاظ على ملفات المرشحين.
   • الدعم في التوجيه والتوجيه للموظفين الجدد، وضمان إكمال وتقديم وثائق الموارد البشرية بشكل صحيح.
   • الحفاظ على أنظمة تتبع حضور الموظفين والإجازات، وضمان سجلات دقيقة ومحدثة.
   • دعم فريق الموارد البشرية في الحفاظ على ملفات الموظفين السرية وتحديث قوائم الاتصال ومعلومات الطوارئ.
   • المساعدة في تنظيم جلسات بناء قدرات الموظفين، واجتماعات الفريق، والتراجع.
4. دعم المالية والمحاسبة
   • المساعدة في إعداد وجمع طلبات الدفع، والفواتير، والإيصالات، والوثائق الداعمة للمراجعة والمعالجة.
   • ضمان الترميز الصحيح للنفقات وفقًا لجدول حسابات إنارة ومتطلبات المانحين.
   • دعم عملية التقارير المالية الشهرية من خلال ضمان اكتمال الوثائق وأرشفتها.
   • المساعدة في تتبع معاملات النقد الصغيرة، وضمان الدقة، والتجديد في الوقت المناسب، والتسوية.
   • التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات لجمع الفواتير وتأكيدات الدفع حسب الحاجة.
   • المساعدة في إعداد التدقيق من خلال ضمان توثيق جميع الملفات التشغيلية والمالية بشكل صحيح وسهولة الوصول إليها.
5. الامتثال والتنسيق
   • ضمان الامتثال لجميع الأنشطة التشغيلية لسياسات إنارة، ولوائح المانحين، ومتطلبات التدقيق.
   • الحفاظ على السرية والالتزام بسياسات إنارة المتعلقة بالحماية، وحماية الأطفال، ومدونة السلوك في جميع الأعمال المتعلقة بالعمليات.
   • دعم مسؤول العمليات في الحفاظ على التنسيق السلس بين فرق البرامج والمالية والإدارة.
   • المساهمة في تحسين مستمر لتدفقات العمل التشغيلية وتحديد مجالات الكفاءة الأكبر.