مساعد شخصي/مساعد تنفيذي-دبي

Confidential Company

• تطوير وصيانة جدول الأعمال الشخصي والعملي لرئيس مجلس الإدارة بانتظام والتنسيق مع مدير الشؤون المؤسسية لجميع الاجتماعات التجارية الهامة.

• ترتيب مواعيد رئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام وإنشاء جداول يومية عند الحاجة، مع ضمان طباعة جميع الوثائق اللازمة.

• ترتيب الفعاليات الخاصة حسب متطلبات رئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام والتنسيق مع الأقسام الداخلية و/أو الأطراف الخارجية لضمان تنظيم المناسبة بشكل صحيح.

• ضمان التواصل السلس بين المدراء العامين/رؤساء الأعمال ورئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام، ومتابعة جميع الاستفسارات في الوقت المناسب.

• تنظيم اجتماعات إدارية دورية، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال، وجمع العروض/المواد، وضمان الإعداد المناسب للمكان.

• تلقي المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات الرسمية من وإلى مكتب رئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام، مع ضمان فرز بريد رئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام والبريد الإلكتروني بشكل صحيح، وتحديد أولوياته، وتوجيهه. • ضمان أن تكون معدات المكتب تعمل في جميع الأوقات، وأن يكون إعداد الاجتماعات مناسبًا، وأن تحافظ المستلزمات المكتبية على مستوى مخزون مناسب.

• استقبال الزوار بأدب ومرافقتهم إلى مكان الاجتماع.

• تنسيق وإدارة ترتيبات السفر، والحجوزات، وحجوزات الفنادق. • تدقيق وتحرير الوثائق.

• إنشاء وصيانة نظام تصنيف شامل لضمان تسجيل جميع الوثائق، وتخزينها بشكل صحيح، وسهولة استرجاعها عند الحاجة.

• مساعدة الأقسام الأخرى/وحدات الأعمال في مهام متنوعة لضمان إكمال العمل وفقًا لمتطلبات رئيس مجلس الإدارة/الرئيس التنفيذي للمجموعة/المدير العام.