مساعد شخصي

Client of Elite Butlers Hospitality Solutions LLP.

نظرة عامة على الدور:

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية وموجه للتفاصيل لدعم مدير تنفيذي كبير في المهام المهنية والشخصية. تتضمن هذه الوظيفة مزيجًا من الواجبات الإدارية، وتنسيق الشؤون المالية، وإدارة الموظفين. يجب أن يكون المرشح المثالي استباقيًا، وسريًا، وقادرًا على التعامل مع مسؤوليات متعددة بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية:

• العمل المكتبي (6 ساعات/يوم، شخصيًا):

  • تقديم تحديثات يومية لعائلة المدير حول أداء الأعمال، بما في ذلك مبيعات التذاكر، شحن البضائع، والملخصات المالية.
  • حساب والتحقق من الفواتير من وكلاء السفر، وإقامات الفنادق، والنفقات الأخرى المتعلقة بالمنزل وعمليات الأعمال.
  • الحفاظ على سجلات دقيقة للنفقات المتعلقة بالمنزل، والمشاريع الإنشائية الجارية، وأعمال إدارية أخرى.

• العمل عن بُعد (ساعتان/يوم، من المنزل):

  • التعامل مع المكالمات الهاتفية، والتنسيق، وجدولة المواعيد مع وكلاء السفر، وحجوزات الفنادق، وحجوزات المطاعم.
  • قد يختلف عبء العمل في بعض الأحيان؛ قد لا يكون هناك مهام في بعض الأيام، بينما قد تتطلب أخرى من 2.5-3 ساعات من العمل.
  • ضمان إكمال جميع المهام الشخصية والمهنية الموكلة في الوقت المناسب.

• إدارة الموظفين والموارد البشرية:

  • الإشراف على ضباط الأمن الشخصيين (PSOs) والسائقين، ومعالجة مخاوفهم، وجداولهم، ومدفوعاتهم.
  • إدارة القضايا المتعلقة بالموظفين، مثل تأخيرات الرواتب، والشكاوى، وأداء العمل.
  • تكون نقطة الاتصال الرئيسية لحل القضايا اللوجستية أو التشغيلية المتعلقة بالموظفين في المنزل أو المكتب.

• متطلبات السفر:

  • الاستعداد للسفر دوليًا من 2-3 مرات في السنة، بما في ذلك الحضور الإلزامي في دبي كل ليلة رأس السنة لتنسيق الفعاليات.
  • السفر المحتمل خلال الصيف بناءً على متطلبات العمل.