مساعد شخصي

Client of Talentmate

كمدير شخصي، ستلعب دورًا حيويًا في العمليات الفعالة والسلسة لتنفيذ أو فرد. سيكون هدفك الأساسي هو تقديم خدمة إدارة شاملة وسرية ومهنية للشخص الذي تساعده. ستكون مسؤولاً عن إدارة مهام متنوعة، بما في ذلك جدولة المواعيد، تنظيم الاجتماعات، ترتيب السفر، والتعامل مع المراسلات. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من التقدير، ومهارات تنظيمية، والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الخطى. إذا كان لديك نهج استباقي، ومهارات تواصل ممتازة، والقدرة على توقع احتياجات أولئك الذين تدعمهم، فهذه الوظيفة مثالية لك. انضم إلى فريقنا وساعد في الحفاظ على الحياة المهنية لقائد رئيسي بينما تقوم بتطوير مهاراتك في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول التنفيذيين، بما في ذلك الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، مع التأكد من التعامل مع جميع التفاصيل بكفاءة.
• تصفية والرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات من العملاء والشركاء.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمستندات الأخرى حسب الطلب من التنفيذي.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات التقدير والمهنية.
• إجراء الأبحاث وتجميع المعلومات لمساعدة التنفيذي في عمليات اتخاذ القرار.
• المساعدة في المهام الشخصية، مثل التسوق للهدايا أو معالجة الأمور المنزلية.
• ضمان توافر لوازم المكتب والتنسيق للطلبات عند الضرورة لمنع النقص.
• التواصل مع الموظفين الداخليين والموردين الخارجيين لإدارة المشاريع وجدولة التسليمات.
• صياغة وتحرير المراسلات، مع ضمان الوضوح والمهنية في جميع الاتصالات.
• مراقبة وإدارة ميزانية التنفيذي، وتقارير النفقات، والمستندات المالية.
• تقديم دعم احتياطي لأعضاء الفريق الإداري الآخرين حسب الحاجة خلال الغيابات.

المتطلبات

• خبرة مثبتة في العمل كمدير شخصي أو في دور مشابه لمدة لا تقل عن عامين.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع العملاء.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• إجادة استخدام برامج المكتب، مثل مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مستوى عالٍ من التقدير والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• القدرة على توقع احتياجات التنفيذي والتكيف مع الأولويات والمواعيد النهائية المتغيرة.
• مرونة للعمل في ساعات غير منتظمة وإدارة التغييرات غير المتوقعة في جدول التنفيذي.