مساعد شخصي

Talentmate

دور المساعد الشخصي مهم في ضمان سير العمل بسلاسة في منظمة أو في حياة التنفيذي. كمساعد شخصي، ستُعهد إليك إدارة مهام متنوعة تتراوح بين الواجبات التنظيمية، الجدولة، التواصل، الوظائف الإدارية، وأكثر من ذلك. ستعمل غالبًا كنقطة الاتصال الأولى، تدير التواصل والمراسلات بفعالية. المرشح المناسب لهذه الوظيفة سيكون شخصًا يمتلك مهارات تنظيم استثنائية، القدرة على تعدد المهام، وفهم دقيق للحدود الشخصية والمهنية. ستعمل بشكل وثيق مع صاحب العمل لضمان أن جدولهم الزمني موضح بوضوح، المواعيد النهائية يتم الوفاء بها، والالتزامات يتم تحقيقها. ستكون قدرتك على الحفاظ على الخصوصية واحترافيتك ذات أهمية قصوى أثناء تعاملك مع معلومات حساسة وتمثيل سمعة صاحب العمل أو المنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جدول التنفيذي، الاجتماعات، والمواعيد بكفاءة.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، الإقامة، والمسارات.
• التعامل مع المراسلات بما في ذلك البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، والبريد نيابة عن التنفيذي.
• المساعدة في إعداد التقارير، العروض التقديمية، وغيرها من الوثائق الضرورية.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى قدر من الخصوصية والاحترافية.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذي وأعضاء الطاقم الآخرين أو جهات الاتصال الخارجية.
• تنظيم وصيانة أنظمة المكتب بما في ذلك إدارة البيانات والأرشفة.
• تخطيط وتنسيق الفعاليات، الغداء، والاجتماعات حسب الحاجة من قبل التنفيذي.
• المساعدة في المهام الشخصية لدعم توازن العمل والحياة لدى التنفيذي.
• مراقبة والرد على الاتصالات الواردة كما هو موجه من قبل التنفيذي.
• إعداد جداول الأعمال، الإحاطات، والمستندات الخلفية للاجتماعات والمؤتمرات.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات وتنفيذ المهام.

المتطلبات

• خبرة سابقة كمساعد شخصي أو في دور إداري ذي صلة.
• مهارات استثنائية في إدارة الوقت والتنظيم مطلوبة.
• إتقان برمجيات المكتب بما في ذلك مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مهارات تواصل قوية سواء كتابيًا أو شفهيًا ضرورية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بدرجة عالية من السرية.
• المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة ومختلف المهام بكفاءة.
• سلوك احترافي والقدرة على تمثيل التنفيذي في غيابه.