مساعد شخصي

Talentmate

كونك مساعد شخصي، ستكون في قلب بيئة ديناميكية وسريعة، تقدم الدعم الأساسي للمديرين التنفيذيين أو الأفراد، مما يضمن أن تسير حياتهم الشخصية والمهنية بسلاسة. سيتطلب دورك درجة عالية من الاستقلالية، والتقدير، والقدرة على القيام بعدة مهام بكفاءة. ستقوم بإدارة الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وأداء مجموعة من المهام الإدارية الأخرى مع الحفاظ على نهج مهني واستباقي. كالمسؤول الرئيسي عن الاتصال، ستتواصل أيضًا مع العملاء والمساهمين، مع التأكد دائمًا من تمثيل إيجابي ومهني. ستضمن التزامك بالسرية، ومهارات حل المشكلات الفعالة، والقدرة على توقع الاحتياجات الإدارة السلسة لمختلف المهام والمسؤوليات.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم الجداول اليومية، والمواعيد، والاجتماعات، مع ضمان استخدام الوقت بكفاءة.
• التعامل مع جميع أشكال الاتصال مثل الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والرسائل بشكل فعال.
• تنظيم والإشراف على اللوجستيات للاجتماعات والفعاليات، مع ضمان وجود جميع الدعم التكنولوجي.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، والإقامة، والسيارات.
• إعداد، وتحرير، وتوزيع الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية مع الاهتمام بالتفاصيل.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات وتخطيط المشاريع.
• إدارة المراسلات الشخصية والمهنية، مع ضمان السرية والاحترافية.
• دعم الأنشطة المالية بما في ذلك تقارير النفقات، وتتبع الميزانية، والوثائق المالية.
• الحفاظ على تنظيم المكتب، مع التأكد من توفر المستلزمات وأن المعدات تعمل بشكل جيد.
• مساعدة في المهام الشخصية والطلبات بسرعة، مع الحفاظ على الاحترافية.
• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة فعال لاسترجاع وإدارة الوثائق بسهولة.
• التواصل مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية لضمان سلاسة الاتصال والتعاون.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو دور إداري مشابه.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية ضرورية للغاية.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الداخلي والخارجي.
• إجادة مجموعة MS Office والإلمام بأدوات الاتصال الرقمية الأخرى.
• القدرة على القيام بعدة مهام، وتحديد أولويات الأعمال، والامتثال للمواعيد النهائية تحت الضغط.
• مستوى عالٍ من التقدير والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
• قدرات قوية في حل المشكلات واستباقية في توقع الاحتياجات والتحديات.