الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة على المنصب
سيكون المساعد الشخصي له دور أساسي في تقديم الدعم الإداري والقانوني والجودة الشاملة لفريق القيادة. تتضمن الوظيفة إدارة العمليات اليومية، وتنسيق الوثائق والعمليات القانونية، ودعم الاتصالات الداخلية والخارجية، وضمان التنفيذ السلس للوظائف الإدارية والمتعلقة بالجودة.
صناعة الأعمال: تصميم وتصنيع الإضاءة
نوع العمل: في الموقع
التقرير إلى: الإدارة العليا
اللغات: إتقان كامل للغة العربية والإنجليزية والفرنسية
المسؤوليات الرئيسية
الدعم الإداري والتنفيذي
• إدارة جدولة الاجتماعات وورش العمل والمؤتمرات للإدارة العليا.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك صياغة ومراجعة وإنهاء الرسائل والتقارير والعروض التقديمية.
• الحفاظ على التقاويم، وتتبع المواعيد النهائية الحرجة، وتعيين تذكيرات للتجديدات والمعالم الرئيسية.
• أداء واجبات مكتبية عامة مثل الأرشفة، والمسح الضوئي، ونسخ الوثائق، ومعالجة البريد، وتنظيم السجلات.
الدعم القانوني والوثائقي
• أرشفة وصيانة الوثائق القانونية بطريقة منظمة وقابلة للوصول.
• تنسيق إصدار ومتابعة الاتفاقيات والعقود وتجديدات الإيجار.
• الحفاظ على سجلات محدثة لسياسات التأمين، وضمان التجديد في الوقت المحدد والامتثال.
• تحميل وتسجيل الملكية الفكرية (العلامات التجارية، التصاميم) في نظام BOIP شهريًا.
ضمان الجودة والامتثال
• دعم تنفيذ وصيانة عمليات ضمان الجودة ومعايير ISO.
• المساعدة في تنسيق التدقيق الداخلي/الخارجي ومتابعة الإجراءات التصحيحية.
• التعاون مع المستشارين والفرق الداخلية لضمان الامتثال لمعايير الجودة.
• تسهيل جلسات التدريب وورش العمل المتعلقة بإدارة الجودة والعمليات التنظيمية.
الدعم عبر الوظائف
• التواصل مع فرق العمليات والإنتاج والموارد البشرية لضمان التوافق بشأن العمليات والوثائق.
• تقديم الدعم في إعداد العطاءات والعروض التقديمية ومستندات التأهيل المسبق عند الحاجة.
• المساهمة في المعارض والفعاليات والتسجيلات الدولية حسب الحاجة.
المؤهلات والمهارات
• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو المالية أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في الإدارة أو التنسيق القانوني أو إدارة الجودة.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على التعامل مع مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
• مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية والفرنسية (كتابة وتحدث).
• إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وتطبيقات Windows الأساسية.
• معرفة بمعايير ISO 9001:2015 ونظام BOIP وعمليات التحكم في الوثائق هو ميزة.
السمات الشخصية
• مستوى عالٍ من السرية عند التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.
• الاهتمام بالتفاصيل مع مهارات تحليلية وحل المشكلات قوية.
• مهارات شخصية ممتازة والقدرة على التنسيق عبر الأقسام.
• استباقي، مرن، وقادر على العمل بشكل مستقل.
أثر الدور
• بيئة عمل ديناميكية ومحترفة.
• الفرصة لتحمل مسؤوليات متنوعة عبر الوظائف الإدارية والقانونية والجودة.
• التعرض لمشاريع دولية وفعاليات وتعاون عبر الأقسام.
• فرص التعلم المستمر والتطوير المهني.

مساعد شخصي
Client of Itineris HR (KU)

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Personal Assistant الوظائف التي تم البحث عنها

مساعد شخصي Client of Itineris HR (KU)

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Personal Assistant الوظائف التي تم البحث عنها

مساعد شخصي
Client of Itineris HR (KU)