مساعد شخصي - ذكر (متحدث باللغة العربية) YOSH HOSPITALITY LLC OPC

المساعد الشخصي للرئيس التنفيذي يوفر دعماً تنفيذياً على مستوى عالٍ لضمان إدارة وقت وأولويات وأهداف العمل للرئيس التنفيذي بشكل فعال. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، حكم قوي، مرونة، والقدرة على العمل بسرية في بيئة سريعة التغير. يعمل المساعد كنقطة الاتصال الرئيسية للمستفيدين الداخليين والخارجيين ويضمن سير العمليات اليومية بسلاسة في مكتب الرئيس التنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي وإدارة المكتب

• إدارة جدول المواعيد اليومي للرئيس التنفيذي، والجدول الزمني، والمواعيد، وترتيبات السفر (محلي ودولي).

• تحديد أولويات وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية لتتوافق مع احتياجات العمل.

• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، والموجزات، والعروض التقديمية، وملاحظات المتابعة.

• التعامل مع الوثائق السرية وضمان الحفاظ على السرية في جميع الأوقات.

• فحص وإدارة المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات، والمراسلات نيابة عن الرئيس التنفيذي.

• الحفاظ على نظام فعال لإدارة الملفات والوثائق (رقمي وفعلي).

الدعم الإداري والتجاري

• المساعدة في إعداد التقارير، والوثائق التجارية، والعروض التقديمية للاجتماعات الإدارية ومراجعات القيادة.

• إجراء بحوث سوق أساسية وتجميع المعلومات عند الطلب.

• دعم تنسيق المشاريع من خلال تتبع المواعيد النهائية، والنتائج، وإجراءات المتابعة.

• التنسيق مع الأقسام الداخلية (الموارد البشرية، المالية، العمليات، القانونية، إلخ) لتسهيل اتخاذ القرارات بسهولة.

• تنظيم الأحداث، والمشاركات التنفيذية، وزيارات الشخصيات المهمة حسب الحاجة.

السفر واللوجستيات

• تخطيط مسارات السفر من البداية للنهاية بما في ذلك الرحلات، والفنادق، والتأشيرات، وجداول الاجتماعات.

• ضمان حصول الرئيس التنفيذي على جميع الوثائق المطلوبة، ومواد الإحاطة، واللوجستيات المعدة مسبقًا.

• إدارة التغييرات في اللحظة الأخيرة بكفاءة وهدوء.

إدارة العلاقات والمستفيدين

• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والقيادة العليا، والموظفين، والجهات الحكومية، والعملاء، والشركاء الخارجيين.

• بناء علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لدعم جدول أعمال الرئيس التنفيذي.

• التعامل مع المواقف الحساسة بمهنية، وذكاء عاطفي، ودبلوماسية.

السرية والمهنية

• الحفاظ على سرية صارمة بشأن جميع الأمور التجارية والشخصية.

• إظهار موثوقية عالية، ونزاهة، وأخلاقيات عمل قوية.

• العمل بنضج وحكمة عند التعامل مع الحالات العاجلة أو الحساسة.