مساعد المشتريات

Client of Blue Hat HR Services LLC

ملخص الوظيفة

هل أنت مساعد شراء ذو خبرة مع تعرض عملي ل الشراء من البداية إلى النهاية، والتعامل مع طلبات الاقتباس، وتنسيق الموردين، ووثائق الاعتماد المستندي؟

هل أنت متحدث أصلي للغة العربية ولديك الثقة للتواصل بشكل فعال مع العملاء الناطقين بالعربية، والموردين، والبنوك، والسلطات الحكومية؟

إذا كان لديك مهارات تفاوض قوية، وخبرة في وثائق الاستيراد/التصدير، والقدرة على التنسيق عن كثب مع المالية، واللوجستيات، وأصحاب المصلحة الخارجيين، فأنت الشخص الذي نبحث عنه.

المسؤوليات الرئيسية:

تحديد الموردين وإدارة البائعين

• تحديد والبحث عن موردين جدد لتلبية متطلبات الأعمال الناشئة.
• البحث عن موردين بديلين لاحتياجات الشراء الحالية لضمان الاستمرارية.
• بناء وتعبئة والحفاظ على قاعدة بيانات شاملة للموردين.
• إظهار مهارات تفاوض وشراء قوية لتحقيق شراء فعال من حيث التكلفة.

طلبات الاقتباس وعمليات الشراء

• إدارة عملية طلب الاقتباس من البداية إلى النهاية بالتنسيق مع مدير اللوجستيات.
• ضمان أن طلبات الاقتباس والعطاءات المرسلة إلى الموردين تفي بمواصفات الشركة والجداول الزمنية.
• مراجعة جميع أوامر الشراء القائمة والمعلقة ومتابعة مع الموردين لضمان الشحن في الوقت المحدد.

خطاب الاعتماد (LC) ووثائق التجارة

• التعامل مع الفواتير ومتابعة خطابات الاعتماد (LCs).
• العمل بشكل وثيق مع قسم المالية في المشتريات المتعلقة بخطابات الاعتماد.
• مراجعة مسودات خطابات الاعتماد المستلمة من العملاء وتقديم المشورة بشأن التعديلات المطلوبة.
• فحص خطابات الاعتماد للتصدير وطلب التعديلات عند الضرورة.
• إعداد وتوقيع خطابات الاعتماد للتصدير ووثائق التحصيل.
• إعداد إرشادات بوليصة الشحن لفريق الاستيراد بما يتماشى مع متطلبات خطابات الاعتماد.
• متابعة مع البنوك بشأن الوثائق المقدمة لتفاوض الاعتماد، أو الموافقة، أو التحصيل.

تنسيق اللوجستيات والشحن

• التنسيق مع الموردين وشركات اللوجستيات لترتيبات الشحن.
• التواصل مع السلطات المحلية لمتطلبات الشحن.
• التواصل مع الموردين بشأن اختلافات التسليم وحل المطالبات.
• التنسيق مع مزودي خدمات التأمين/الوكالات للحصول على الوثائق التأمينية المطلوبة.

المالية والتنسيق الداخلي

• التواصل مع قسم المالية لمعالجة المدفوعات إلى:
• السلطات الحكومية
• الموردين
• مزودي الخدمات
• متابعة مع العملاء بشأن الفواتير المتأخرة والمدفوعات المستحقة.

الامتثال، والتوثيق، والمصادقة

• التقدم بطلب لالمصادقة والتشريع للوثائق.
• الحصول على شهادات المنشأ وغيرها من الوثائق التجارية من الوكالات الحكومية ذات الصلة.

التقارير ونظم المعلومات الإدارية

• الحفاظ على تقارير نظم المعلومات الإدارية اليومية المتعلقة بالشراء، والتوثيق، والشحنات.
• ضمان السيطرة المناسبة على الوثائق وجاهزية التدقيق.

المهارات/المؤهلات/الخبرة المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة سلسلة الإمداد، أو إدارة اللوجستيات، أو الأعمال الدولية، أو التجارة، أو المالية، أو المحاسبة، أو أي مجال ذي صلة.
• حد أدنى من سنتين من الخبرة في الشراء، أو اللوجستيات، أو عمليات التجارة.
• خبرة عملية في:
• خطابات الاعتماد (استيراد وتصدير)
• طلبات الاقتباس وتنسيق الموردين
• التجارة ووثائق الشحن
• إجادة اللغة العربية (إلزامي) تحدثاً وكتابة.
• مهارات تفاوض وإدارة الموردين قوية.
• فهم جيد لخطابات الاعتماد، والفواتير، ووثائق الاستيراد/التصدير.
• مهارات قوية في التنسيق والمتابعة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
• إجادة MS Excel وMS Office.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.