استشاري مبدئي للمشتريات

Abu Dhabi Accountability Authority

هدف الوظيفة
إدارة تطوير وتنفيذ وتحديث خطط استراتيجية وميزانية و
المشتريات والخطط التشغيلية لقسم المشتريات، وضمان الامتثال الكامل لسياسة وإجراءات التوريد الخاصة بالشركة لدعم تحقيق أهداف هيئة أبوظبي للمحاسبة (ADAA).
المسؤوليات الرئيسية / الواجبات
أ. الاستراتيجية والتخطيط
تطوير وإدارة تنفيذ وتحديث السياسات والإجراءات المتعلقة بالقسم، وتفويض السلطة، وأدلة مستخدمي الأنظمة، والنماذج القياسية، وضمان الامتثال عبر الهيئة والتوافق مع السياسات والإجراءات العامة لـ ADAA.
تطوير وإدارة تنفيذ وتحديث الخطط الاستراتيجية والميزانية والمشتريات والخطط التشغيلية للقسم وضمان التوافق مع استراتيجية وأهداف الإدارة والقطاع، ورؤية ومهمة ADAA.
ضمان نقل فعّال لاستراتيجية وأهداف الإدارة والقطاع، ورؤية ومهمة ADAA إلى الخطط الاستراتيجية والميزانية والمشتريات والخطط التشغيلية للقسم لتحقيق الأهداف العامة لـ ADAA.
تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للقسم بما يتماشى مع الأهداف العامة لـ ADAA وضمان تحقيق مؤشرات الأداء الفردية لتحسين الكفاءة والفعالية.
ب. العمليات (مع العناوين الفرعية)
استراتيجية المشتريات والتخطيط:
إدارة تنفيذ الخطط الاستراتيجية والميزانية والتشغيلية لقسم المشتريات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة في ADAA لمراقبة التقدم وضمان تنفيذ الخطط كما هو متفق عليه؛ ومراجعة التحليل والتوصيات للإجراءات التصحيحية في حالة الانحراف أو المشاكل.
إدارة تطوير دورة مشتريات فعّالة وإجراءات وعمليات لتحديد نهج هيكلي لتوفير أنشطة القسم عبر ADAA بطريقة فعّالة وكفؤة ومريحة وأمثل.
إدارة تنفيذ تحسينات العمليات في جميع مراحل دورة المشتريات لضمان إنفاق تنظيمي فعّال وكفؤ.
إدارة البائعين:
إدارة تنفيذ جميع أنشطة دورة إدارة البائعين بالتنسيق مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية من البحث في السوق والاستطلاع، التسجيل، التأهيل المسبق، الانضمام، تقييم الأداء إلى المدفوعات بما في ذلك الحفاظ على سجل بائعين مؤهلين كامل ودقيق ومحدث وفقًا لسياسة وإجراءات التوريد الخاصة بالشركة، وتفويض السلطة.
إدارة علاقات البائعين من خلال بناء والحفاظ على علاقة طويلة الأمد مع البائعين لضمان شراكة فعّالة وكفؤة.
إدارة حل الشكاوى أو المطالبات الواردة من البائع بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة في ADAA وفقًا لسياسة وإجراءات التوريد الخاصة بالشركة، وتفويض السلطة.
عدم تقديم العطاءات:
إدارة تنفيذ جميع أنشطة دورة المشتريات من الشراء إلى الدفع بما في ذلك الحفاظ على سجل كامل ودقيق ومحدث للطلبات غير المتعلقة بالعطاءات (طريقة الشراء المباشر أو المشتريات التي لا تنطبق عليها سياسة المشتريات) الواردة من الوحدات التنظيمية لـ ADAA وفقًا لميزانياتهم وخطط المشتريات المعتمدة وفقًا لسياسة وإجراءات التوريد الخاصة بالشركة، وتفويض السلطة مع ضمان فعالية التكلفة لدعم متطلبات ADAA.
إدارة الطلبات:
إدارة تنفيذ جميع أنشطة دورة إدارة الطلبات من الإصدار إلى الاستلام، الدفع، الإغلاق، والحفاظ على سجل كامل ودقيق ومحدث بما في ذلك تنفيذ التعديلات أو أنشطة الإلغاء إذا لزم الأمر وفقًا لسياسة وإجراءات التوريد الخاصة بالشركة، وتفويض السلطة.
ج. إدارة وتطوير المواهب
إدارة تحقيق الأهداف التشغيلية المحددة للقسم من خلال القيادة الفعّالة من خلال تحديد الأهداف الفردية، وإدارة الأداء داخل القسم، وتطوير وتحفيز الفريق لتعظيم الأداء. مراقبة خطة تدريب القسم لضمان حضور الفريق لجميع التدريبات وأنشطة التطوير المطلوبة للدور لتعزيز الأداء بشكل مستمر. إجراء تقييم أداء للمرؤوسين مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية من خلال مراقبة الأداء الفردي، ومراجعة تقارير التقدم، وتقديم توصيات للإجراءات التصحيحية وتقديم تقييم شامل لدعم تحقيق الأهداف العامة لـ ADAA.
إدارة عبء العمل للفريق ضمن القسم من خلال التفويض المناسب للعمل.
تحفيز المرؤوسين، مع التركيز بشكل خاص على تطوير قدرات الموظفين المواطنين الإماراتيين، لتطوير فريق متحفز وعالي الأداء.
د. الشركات
ضمان التزام الموظفين بجميع سياسات وإجراءات وإرشادات ADAA (الموارد البشرية، تكنولوجيا المعلومات، المشتريات، المالية، الصحة والسلامة، إلخ) ضمن القسم المعين.
إدارة ومراجعة المراسلات المتعلقة بالقسم مثل الرسائل الإلكترونية، المذكرات، والرسائل لضمان الاحترافية، والكمال، ودقة المعلومات.
إدارة الاحتفاظ والتوثيق والحفظ والأرشفة للسجلات المادية والإلكترونية المتعلقة بالقسم وفقًا للسياسات والإجراءات ذات الصلة.
إدارة أي استفسارات تتعلق بالقسم وضمان توفير الاستجابة والدعم المطلوبين للوحدات التنظيمية والموظفين في ADAA عند الحاجة.
ضمان استخدام التقنيات ذات الصلة في ADAA من قبل الموظفين من أجل تحسين كفاءة العمل.
ضمان الامتثال لقيم ADAA ومدونة السلوك التجاري والأخلاقيات في جميع الأوقات لدعم إنشاء ثقافة مدفوعة بالقيم داخل الهيئة.
ضمان تنفيذ التشريعات والسياسات والإجراءات المتعلقة بالصحة والسلامة ذات الصلة، في أداء الواجبات ضمن القسم المعين.
قيادة تحديد الفرص للتحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.
ضمان إعداد جميع التقارير بدقة، وتقديمها في الوقت المحدد، وتلبية متطلبات ADAA ومعايير الجودة.