منسق البرنامج (الإمارات) America-Mideast Educational and Training Services, Inc. (AMIDEAST)

وصف الموقف:
منسق البرنامج مسؤول عن التخطيط الإداري المباشر وتنفيذ ورصد وإبلاغ الأنشطة والمهام المتعلقة بالبرنامج المعين لدعم مجموعة البرامج الخاصة بتبادل اللغة الإنجليزية، والتدريب، وبرامج الاختبارات التي تنفذها أميست/الإمارات. كما أن منسق البرنامج مسؤول أيضًا عن المساهمة في كتابة المقترحات وخلق برامج جديدة مبتكرة.
يدعم منسق البرنامج الجودة العامة للبرامج من خلال ضمان تسليم الأنشطة والخدمات والدعم في الوقت المناسب وبشكل دقيق طوال مدة البرامج. ستتضمن تنفيذ الأنشطة بدء الحملات لجذب الطلاب، والتواصل مع المشاركين، والمستفيدين والممنوحين بشأن معلومات وتحديثات البرنامج الرئيسية، وإجراء العروض التقديمية وجلسات المعلومات. يعمل منسق البرنامج على المساعدة في تحسين الجودة وكفاءة البرامج أثناء تقديم الخدمة للمشاركين بأفضل طريقة ممكنة. يتم تنفيذ الأنشطة في الإمارات بشكل افتراضي وحضوري، مما يتطلب السفر الدوري داخل الإمارات. يعمل منسق البرنامج كحلقة وصل بين أميست ومختلف أصحاب المصلحة لضمان التنفيذ السلس لخطة البرنامج.
المسؤوليات:
تطوير البرنامج وتنفيذه:
• يخطط وينفذ خطة تنفيذ البرنامج
• يخطط، ويجدول، ويجري المقابلات مع المشاركين في البرنامج
• يعمل عن كثب مع مدير البرنامج لضمان التنفيذ السلس لجميع البرامج
• يوفر الدعم والتوجيه للبرنامج للمستفيدين من البرنامج والمنظمات الشريكة حسب الحاجة
• يقدم جميع الدعم الإداري والتشغيلي لإجراء برامج ومنشآت المنح بنجاح
• ينسق ويتواصل مع الموردين المختلفين لتنفيذ البرنامج
• تنفيذ رسوم لدورة الخدمة بالتنسيق الوثيق مع مدير البرنامج وفريق تطوير الأعمال
• المساهمة في إعداد الميزانية للمقترحات الجديدة
• المساهمة في كتابة المقترحات للبرامج الجديدة
• يقدم اقتراحات بشكل استباقي لمدير البرنامج حول التحسينات المحتملة
• التخطيط والتنظيم وتنفيذ أحداث البرنامج
• مراجعة طلبات المشاركين للتأكد من اكتمالها واستيفاء الشروط وتسهيل مراجعة الطلبات لتحديد المشاركين المؤهلين
• التنسيق مع مدربي البرنامج (الجدول، المواد، الحضور، حل المشاكل)
• المتابعة مع المعلمين بشأن الساعات المنفذة للمنح المختلفة وتقرير النتائج
تنفيذ التدريب مقابل الرسوم وتنفيذه:
• إجراء المقابلات مع المدربين للدورات مع قسم الموارد البشرية ومدير البرنامج للتصفية الأولية
• التنسيق مع المدربين للدورات التدريبية المحتملة بين الشركات (B2B) والتدريب المباشر (B2C) (الجدول، المواد، الحضور، حل المشاكل)
• المتابعة مع المعلمين بشأن الساعات المنفذة لمختلف الدورات التدريبية وتقرير النتائج
• تقديم خدمة الإرشاد المهني كجزء من خدمة إرشاد أميست أتللاس المهنية
• المساهمة في تحقيق أعداد خدمة إرشاد أميست أتللاس المهنية
برنامج فولبرايت:
• تنسيق دورة جذب الطلاب والتوظيف
• معالجة مواد طلب الطلاب والتأكد من الامتثال للمتطلبات العامة
• تنسيق الاختيار الداخلي لجميع الطلبات المستلمة وإعداد الملفات لمراقبة الالتزام بالمتطلبات
• التواصل مع الطلاب لطلب معلومات الطلب المفقودة
• دعم الطلاب في أسئلتهم واستفساراتهم
• إعداد الطلاب للجان المقابلات وأي حدث آخر مع السفارة الأمريكية
• تنسيق تقديم طلبات الجامعات وتتبع قرارات القبول
• التواصل مع الطلاب الحاليين والمحتملين في برنامج فولبرايت وموظفي أميست/الإمارات وممثلي السفارة الأمريكية.
• الحفاظ بدقة على ملفات الطلاب وسجلات قاعدة البيانات.
• التنسيق والمساعدة في إجراء المقابلات الافتراضية مع موظف البرنامج والمُرشحين.
• تنسيق الاجتماعات الافتراضية للتوجيه قبل المغادرة مع الطلاب القادمين في برنامج فولبرايت.
• معالجة وتسوية مدفوعات الطلاب
• معالجة متطلبات اختبار الطلاب
تقييم ومراقبة الامتثال:
• يركز على التقييم والتحسين المستمر للجودة
• تطوير أنظمة لرصد وتتبع وتقويم جميع البرامج والأنشطة الممولة من المنح
• ضمان الامتثال لسياسات البرنامج
• إجراء اجتماعات مع كل فريق لرصد التقدم، والامتثال للميزانية، وتنسيق الأنشطة للشهر القادم
• ضمان تنفيذ جميع البرامج والأنشطة ضمن الميزانيات المعتمدة مع فريق المالية
• ضمان التخطيط لقياس الأداء والتعلم في كل خطة برنامج وتنفيذها
تنظيم وتقرير:
• إنشاء وصيانة قاعدة بيانات تتعلق بكل برنامج:
• تحديث قاعدة بيانات الخريجين ووسائل الإعلام والسجلات
• جمع الشهادات وتوثيق قصص نجاح الخريجين
• الحفاظ على التواصل مع الخريجين وتنظيم أنشطة الخريجين
• المساهمة في إعداد المنح والمستندات ذات الصلة وإنشاء نظام ملفات إلكتروني لجميع الوثائق المتعلقة بالبرامج
• الحفاظ على تحديث البيانات لجميع البرامج
• الحفاظ على تقارير دقيقة ومحدثة توثق أنشطة البرنامج وتبرز النجاحات والتحديات
• تقديم تقارير وتحديثات في الوقت المناسب حول البرامج إلى مدير البلد
• المساهمة في التقارير الفصلية والنهائية لكل برنامج
أخرى
•
• أداء مهام أخرى ذات صلة كما هو موكل من قبل المشرف
• دعم الأقسام الأخرى عند الحاجة
• دعم أنشطة الخريجين في البلد
• دعم برامج EdAbroad في البلد
المؤهلات
مطلوب
• درجة البكاليوس في التنمية الدولية، التعليم، أو مجال ذي صلة
• خبرة عمل مهنية لا تقل عن سنتين في مجالات التعليم والتدريب
• خبرة مثبتة في تصميم وتطوير وتنفيذ وتقييم برامج الاستعداد الأكاديمي وتطوير القوى العاملة.
• مهارات تواصل احترافية ممتازة (كتابية وشفهية)
• إتقان ممتاز لمجموعة MS Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint
• القدرة على تعدد المهام والعمل كعضو في فريق وأيضًا بشكل مستقل.
• خبرة مثبتة في تطوير الأعمال، بما في ذلك كتابة المقترحات الفنية، وإعداد الميزانيات، وتصميم حلول تدريبية موجهة نحو النتائج
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• دقيق في التفاصيل
• مستوى متقدم من الكفاءة في كل من اللغة الإنجليزية والعربية المكتوبة والمنطوقة
المفضل
• خبرة عمل مثبتة في الإمارات العربية المتحدة و/أو مجلس التعاون الخليجي