منسق مشاريع

Aspen Holdings

المسؤوليات الرئيسية

حوكمة المشروع والإدارة:

• الحفاظ على سجلات المشروع وتنظيم وتحديث جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك خطط المشروع، والجداول الزمنية، والميزانيات، وسجلات RAID، ومحاضر الاجتماعات، وطلبات التغيير لضمان الشفافية ومسار تدقيق واضح
• التقارير إعداد وتوزيع تقارير حالة المشروع، وتحديثات التقدم، وغيرها من المعلومات ذات الصلة لمدير المشروع، ولجنة التوجيه، وأصحاب المصلحة في المشروع وفقًا لخطة الاتصال ومتطلبات الحوكمة
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مقابل الأهداف و/أو الأسس

الاتصال ومشاركة أصحاب المصلحة:

• تسهيل الاتصال كنقطة اتصال مركزية للتواصل المرتبط بالمشروع، وضمان تدفق المعلومات بشكل واضح وفي الوقت المناسب بين أعضاء الفريق، ومدير المشروع، وأصحاب المصلحة
• جدولة وتنسيق الاجتماعات تنظيم وتنسيق وتوثيق محاضر الاجتماعات والقرارات/العناصر الأساسية
• نشر المعلومات التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على علم بأي تغييرات في المشروع، والقرارات المتخذة، والمعالم الرئيسية
• التعاون مع أصحاب المصلحة مساعدة مدير المشروع في التواصل مع العملاء، والموردين، والأطراف الأخرى لجمع المتطلبات، وتقديم التحديثات، ومعالجة المخاوف، مع العمل دائمًا ضمن إرشادات الحوكمة المحددة

المراقبة والتتبع:

• تتبع التقدم مراقبة التقدم اليومي والمهام والنتائج مقابل جدول المشروع والإبلاغ عن أي انحرافات أو تأخيرات محتملة لمدير المشروع
• تتبع القضايا والمخاطر الحفاظ على جميع سجلات المشروع، وضمان التوثيق، والتعيينات لأصحاب المصلحة المعنيين، وضمان الحل أو التخفيف. تصعيد القضايا أو المخاطر الهامة إلى مدير المشروع أو الهيئة المعنية بالحوكمة وفقًا للعمليات المحددة

الدعم الإداري والتشغيلي:

• المساعدة في تتبع الشؤون المالية والميزانية مساعدة في تتبع نفقات المشروع، والفواتير، وأوامر الشراء، وغيرها من الوثائق المالية لضمان الالتزام بالميزانية المعتمدة
• دعم التحكم في التغيير المساعدة في توثيق وتتبع طلبات التغيير، وضمان اتباع العمليات الصحيحة، والحصول على الموافقة المناسبة من السلطة المعنية بالحوكمة
• الامتثال التأكد من أن أنشطة المشروع تتماشى مع السياسات والإجراءات، وأي متطلبات تنظيمية أو جماعية أخرى، كما هو محدد ضمن إطار الحوكمة
• تعزيز أفضل الممارسات والمعايير الصناعية ذات الصلة