Project Coordinator Real Estate AFET

Client of Talentmate

معرف طلب الوظيفة: PHONE_NUMBER

تأسست في الثلاثينيات كعمل تجاري، تعتبر مجموعة الفطيم اليوم واحدة من أكثر الشركات الإقليمية تنوعًا وتقدمًا، والتي تملكها جهة خاصة ومقرها في دبي، الإمارات العربية المتحدة. تتكون من خمس أقسام تشغيلية؛ السيارات، والخدمات المالية، والعقارات، والتجزئة والرعاية الصحية؛ وتوظف أكثر من 35,000 موظف في أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا، وتشارك مجموعة الفطيم مع أكثر من 200 من العلامات التجارية الأكثر إعجابًا وابتكارًا في العالم. يمكن ريادة الأعمال لدى مجموعة الفطيم وتركيزها المستمر على العملاء المنظمة من الاستمرار في النمو والتوسع؛ استجابة للاحتياجات المتغيرة لعملائنا ضمن المجتمعات التي نعمل فيها.

من خلال الالتزام بقيمنا من الاحترام، والتميز، والتعاون، والنزاهة؛ تواصل مجموعة الفطيم إثراء حياة وطموحات عملائنا كل يوم

نظرة عامة على الدور

دور مراقب الوثائق هو الإشراف على إنشاء وتعديل وإصدار وإمكانية الوصول إلى مجموعة واسعة من مستندات المشروع. يمكن أن تشمل هذه المستندات العقود، والخطط، والكتيبات، وطلبات المعلومات، والرسائل، والأوراق الفنية. ينظم مراقب الوثائق ويدير المستندات الإلكترونية والمطبوعة التي تنتجها الفرق الفنية أو المشاريع أو الأقسام. يشمل ذلك التحكم في الترقيم، والفرز، والتخزين، والاسترجاع لهذه المستندات.

يجب على مراقب الوثائق الإشراف على إنشاء وتعديل وإصدار وإمكانية الوصول إلى مستندات المشروع. تشمل هذه المستندات العقود، والخطط، والكتيبات، وطلبات المعلومات، والرسائل، والأوراق الفنية. يتحمل مراقب الوثائق المسؤولية الكاملة عن تنظيم وإدارة السجلات الإلكترونية والمطبوعة من فرق المشروع أو المشاريع أو الأقسام. يشمل ذلك التحكم في الترقيم، والفرز، والتخزين، واسترجاع هذه المستندات دون أي تنازلات.

سيرفع مراقب الوثائق تقاريره إلى مدير المشروع.

ما ستفعله

• ضمان امتثال جميع المشاركين في المشروع للإجراءات المتفق عليها من Aconex.
• بناء وإدارة سير العمل على Aconex
• تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والتقديمات الفنية.
• الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، وختم وتسجيل البريد قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.
• مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة للمشروع مثل المراسلات الواردة والصادرة، وتعليمات الموقع، وأوامر التغيير، وطلبات المعلومات، والرسائل، وتقارير الموظفين اليومية، والتقديمات، وأشكال أخرى من الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين الفرعيين
• مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية وتنسيق ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
• تحديث جداول التقديمات الفنية، وجداول بيانات الأسلوب، وسجلات طلبات المعلومات، وسجلات الرسومات.
  
  

المهارات الفنية المحددة للوظيفة

المهارات المطلوبة لتحقيق النجاح:

• معرفة أنظمة إدارة الوثائق مثل Aconex وSharepoint وOnlyOffice وDocuWare Cloud وRubex
• الإجادة في مجموعة Microsoft Office
• خبرة في العمل في بيئة البناء.
• فهم والمساهمة في سياسة وإرشادات الجودة والصحة والسلامة المهنية للشركة
• معرفة أساسية بعمليات تنفيذ المشاريع.
  
  

الكفاءات السلوكية

• منهجي ومنظم.
• الاهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل لساعات إضافية للوفاء بالمواعيد النهائية عند الحاجة.
• أخلاقيات العمل
• الالتزام بالعمل.
• الموقف تجاه الأمانة.
• إدارة الوقت الممتازة.
• الاعتماد على الخبرة الواسعة والحكم لتحقيق الأهداف.
• مهارات تحليلية قوية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التخطيط وجدولة العمل
  
  

ما يؤهلك لهذا الدور

المؤهلات الدنيا والمعرفة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكتبات.
• إجادة استخدام MS Office.
• يفضل أن تكون لديك خبرة مع Aconex.
  
  

الحد الأدنى من الخبرة

• 3-5 سنوات من الخبرة في إدارة الوثائق أو إدارة الأرشيف أو إدارة السجلات.
  
  

حول مجموعة الفطيم للهندسة والتقنيات

تقدم مجموعة الفطيم للهندسة والتقنيات للعملاء حلول هندسية متكاملة وحلول تكامل الأنظمة.

تعمل الذراع الهندسية في الإمارات العربية المتحدة وقطر والمملكة العربية السعودية ومصر، وتقدم مجموعة متنوعة من المنتجات والخدمات من تكييف الهواء، والسقالات وحلول الوصول، والمصاعد والسلالم المتحركة، وأنظمة التحكم والسلامة الحياتية، وإدارة المرافق، ومنتجات البناء، والميكانيكا والكهرباء، وإدارة الطاقة، والبنية التحتية للتكنولوجيا، والتحول الرقمي.

يوفر قسم التقنيات حلول أعمال كاملة للعملاء الكبار والمتوسطين والصغار تشمل، حلول مراكز الاتصال، وتطبيقات الأعمال، وذكاء الأعمال، وإدارة البيانات، والتحليلات المتقدمة من بين أمور أخرى. تشمل محفظة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات حلول الهاتف عبر الإنترنت، وأنظمة ELV، وحلول الشبكات، وحلول السمع والبصريات الاحترافية والخدمات المدارة.

تُكمل هذه الحلول بخدمات تشمل إدارة المشاريع، والتركيب، والاختبار، والتشغيل، وعقود الصيانة بعد البيع.

تفاصيل الوظيفة