أخصائي مكتب إدارة المشاريع (PMO)

UNOPS

الدور الأساسي لمكتب إدارة المشاريع (PMO) هو ضمان اتباع وممارسة سياسات وإجراءات وأساليب إدارة المشاريع وفقاً لمعايير المنظمة، مع العمل كقدرة ضمان المشروع العامة داخل وحدة الأعمال نيابة عن المدير والممثل (التنفيذي). يسهم مكتب إدارة المشاريع بشكل كبير في دفع NAMCO نحو تحقيق أهدافه وغاياته الموجهة نحو المهمة.

المسؤوليات الوظيفية

ملخص الوظائف:

• التطوير والتخطيط

• الإعداد والإغلاق

• المراقبة والتقارير

• مشاركة أصحاب المصلحة

• ضمان الجودة

• إدارة المعرفة والابتكار

• إدارة الموظفين

• التطوير والتخطيط

• بالتعاون مع فريق PMO، يوفر مستويات مناسبة من الإدارة البرمجية والدعم الإداري لإدارة البرنامج بشأن جميع أنشطة المشروع الجارية، مع الحفاظ على وتنفيذ المعايير والممارسات المثلى المناسبة وفقاً لسياسات وإجراءات UNOPS.

• يساهم بشكل مباشر في الإشراف الاستراتيجي، والنصيحة والتوجيه بشأن أنشطة إدارة البرنامج والمشاريع وفقاً لاتفاقيات الخدمة ومذكرات المشروع.

• يحدد، ويتوقع في الوقت المناسب، المخاطر والقضايا المحتملة ويقدم تدابير التخفيف لرئيس البرنامج.

2. الإعداد والإغلاق

• تسهيل تطوير خطط برامج/مشاريع عالية المستوى، بما في ذلك تجميع الخطط الأقل مستوى إلى معالم على مستوى البرنامج/المشروع.

• تطوير وتتبع وصيانة الاعتمادات.

• التواصل عن كثب ودعم رئيس خدمات الدعم في جميع القضايا المتعلقة بأصول المشروع والتمويل.

• لأغراض إغلاق المشروع، يعمل كجهة اتصال (أو يرشح ويشرف) نقطة اتصال بين مكتب شمال إفريقيا المتعدد الدول والمتبرعين طوال العملية.

• الإشراف وتنسيق جميع أنشطة إغلاق المشروع، مع ضمان التخلص المناسب من أصول المشروع، والتقارير النهائية (العملية) بشكل timely وفعال، وبدء المدفوعات المالية حسب الاقتضاء خلال فترات مسؤولية العيوب، وتحديث المعلومات على مساحة عمل إدارة UNOPS (MWS)، والتسليم الفعال للمشاريع المغلقة إلى مقر UNOPS لعمليات الإغلاق المالي.

• 3. المراقبة والتقارير

• إعداد وإصدار تقارير المشروع الدورية وفقاً لمبادئ توجيهية المانحين للتقارير.

• مراجعة حالة المشروع بانتظام، وتقييم معايير الأداء (النطاق، التكلفة، الجدول الزمني والجودة).

• الحفاظ على اليوميات وتقارير التقدم حسبما تتطلبه الإجراءات القياسية لـ UNOPS.

• تحديد وتوقع في الوقت المناسب، المخاطر والقضايا المحتملة المتعلقة بتوقعات التسليم، وتقديم تدابير التخفيف لرئيس البرنامج.

• تقديم إشراف وتحليل روتيني لبيانات التسليم ضمن نظام لوحة المعلومات، باستخدام نظام ERP الخاص بـ UNOPS حسب الحاجة.

• تنفيذ صيانة روتينية وتطبيق أنظمة فعالة للمراقبة والتقييم لأنشطة البرنامج والمشروع، وفقاً للأطر المنطقية.

• ضمن سياق المراقبة والتقييم، ضمان تقديم جميع المشاريع وتحديث المعالم والأهداف المحددة بانتظام طوال دورة حياة المشاريع، وتتبع التقدم، أو خلاف ذلك، مقابل هذه المعلومات.

• تقديم الدعم التحريري للبرامج والمشاريع، وضمان النشر الفعال وفي الوقت المناسب للتقارير، بما يتماشى مع الوثائق الخاصة بالمشاريع وتوقعات العملاء.

• تزويد رئيس خدمات الدعم بالتقارير والمعلومات التحليلية اللازمة للمشاريع لدعم المجالات ذات الصلة بفريق إدارة المشروع (مثل تقديرات التكاليف المباشرة المدارة محلياً، إلخ).

• تنسيق والإشراف على تنفيذ الطلبات أو المبادرات ذات الصلة بإدارة المشاريع من المكتب الإقليمي، IPAS، وفِرق المقر، حسب الحاجة.

4. مشاركة أصحاب المصلحة

• تطوير ملفات تعريف أصحاب المصلحة وتسهيل صياغة استراتيجيات مشاركة أصحاب المصلحة.

• تمكين صياغة خطط اتصال البرنامج والمشروع.

• تنسيق مشاركة أصحاب المصلحة والاتصالات، مع ضمان توقيت فعال وإدارة التداخلات بين الاتصالات عبر البرامج والمشاريع.

• تنسيق الاتصالات الداخلية للبرنامج/المشروع.

• مراقبة فعالية اتصالات البرنامج/المشروع.

• 5. ضمان الجودة

• العمل مع التدقيق الداخلي والمالية لضمان امتثال البرنامج لمتطلبات التدقيق.

• العمل مع موظفي المشتريات/الشراء لضمان واجهة فعالة مع أنظمة جودة الموردين.

• ضمان الامتثال لمعايير UNOPS المحددة لإدارة البرنامج/المشروع.

• تنسيق مراجعات الجودة لمستندات ونتائج البرنامج/المشروع.

• تقديم رقابة الجودة للمنتجات الإدارية (مستندات المشروع، التقارير، إلخ).

• تمثيل رئيس البرنامج في دعم أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد وتحسين العمليات التشغيلية ذات الصلة بتنفيذ المشروع باستمرار.

6. إدارة المعرفة والابتكار

• العمل كنقطة اتصال لمبادرات تعزيز نضوج مكتب شمال إفريقيا المتعدد الدول، باستخدام P3M3 كأساس.

• ضمان إجراء أنشطة بناء القدرات الروتينية والفعالة لبناء القدرات المستدامة وطويلة الأمد للموظفين الوطنيين.

• المشاركة في، والدعوة لمشاركة مديري المشاريع في، مجتمعات الممارسة ذات الصلة.

• التفاعل النشط مع مديري المشاريع والمجتمع الأوسع لمديري المشاريع لمشاركة دراسات الحالة والدروس المستفادة وأفضل الممارسات في نظام المعرفة.

• تقديم الملاحظات لقادة الممارسات بشأن السياسات والإرشادات الداعمة التي تعمل على تحقيق التحسين المستمر لسياسات UNOPS.

• المساهمة في الإشراف على إجراءات الدروس المستفادة، وضمان مشاركة الدروس المستفادة في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة.

7. إدارة الأفراد [إذا كنت تدير فريقاً]

• ممارسة السيطرة على جميع قضايا التوظيف داخل فريق PMO بما في ذلك التوظيف، والتوجه، ومراجعات أداء الموظفين.

• المساهمة بشكل مباشر في تطوير وصيانة جداول الميزانية وتوافر الموارد بالتعاون مع مديري المشاريع والموظفين المعنيين بالمشاريع.