مكتب إدارة المشاريع (PMO) - متخصص

United Nations Office for Project Services (HQ)

• بالتعاون مع فريق مكتب إدارة المشاريع، يوفر مستويات مناسبة من الإدارة البرمجية والدعم الإداري لإدارة البرنامج فيما يتعلق بجميع أنشطة المشاريع الجارية، مع الحفاظ على وتنفيذ المعايير والممارسات المثلى المناسبة وفقًا لسياسات وإجراءات UNOPS.

• يساهم مباشرة في الإشراف الاستراتيجي، والنصيحة والتوجيه بشأن أنشطة إدارة البرامج والمشاريع بما يتماشى مع اتفاقيات الخدمة ومستندات المشاريع.

• يضمن التطوير الصحيح، والتنفيذ، وعند الاقتضاء، التعديلات، لميزانيات المشاريع وموارد التوظيف، مع ضمان التآزر عبر [OC/Hub/PC].

• يضع ويؤسس أنظمة تتبع الموارد للاستخدام داخل مكتب إدارة المشاريع، تكمل أدوات UNOPS عبر الإنترنت، لضمان التخطيط الفعال، والتنبؤ وتتبع التسليم عبر المكتب متعدد الدول في شمال أفريقيا.

• يحدد ويتوقع في الوقت المناسب، المخاطر والقضايا المحتملة وينصح بالاحتياطات اللازمة لرئيس البرنامج.

2. الإعداد والإغلاق

• تسهيل تطوير خطط البرامج/المشاريع عالية المستوى، بما في ذلك تجميع الخطط الأقل مستوى إلى معالم مستوى البرنامج/المشروع.

• تطوير، تتبع وصيانة الاعتماديات.

• التواصل عن كثب ودعم رئيس خدمات الدعم في جميع القضايا المتعلقة بأصول المشاريع والتمويل.

• لأغراض إغلاق المشروع، يعمل كنقطة اتصال بين المكتب متعدد الدول في شمال أفريقيا والمتبرعين طوال العملية.

• يشرف وينسق جميع أنشطة إغلاق المشاريع، مع ضمان التصرف المناسب في أصول المشاريع، والتقارير النهائية (التشغيلية) في الوقت المناسب والفعالة، وبدء المدفوعات المالية عند الاقتضاء خلال فترات المسؤولية عن العيوب، وتحديث المعلومات على مساحة إدارة UNOPS (MWS)، والتسليم الفعال للمشاريع المغلقة إلى UNOPS HQ لعمليات الإغلاق المالي.

3. المراقبة والتقارير

• إعداد وإصدار تقارير المشاريع بانتظام وفقًا لإرشادات المتبرعين للتقارير.

• مراجعة حالة المشروع بانتظام، وتقييم معايير الأداء (النطاق، التكلفة، الجدول الزمني والجودة).

• الحفاظ على اليوميات وتقارير التقدم كما هو مطلوب بواسطة إجراءات UNOPS القياسية.

• تحديد وتوقع في الوقت المناسب، المخاطر والقضايا المحتملة المتعلقة بتنبؤات التسليم، وينصح بالاحتياطات اللازمة لرئيس البرنامج.

• توفير إشراف روتيني وتحليل لبيانات التسليم ضمن نظام لوحة المعلومات، باستخدام نظام ERP الخاص بـ UNOPS حسب الحاجة.

• تنفيذ صيانة روتينية وتنفيذ أنظمة فعالة للمراقبة والتقييم لبرامج وأنشطة المشاريع، بما يتماشى مع الأطر المنطقية.

• في سياق المراقبة والتقييم، التأكد من تقديم جميع المشاريع وتحديث المعالم والأهداف المحددة بانتظام طوال دورة حياة المشاريع، وتتبع التقدم، أو خلاف ذلك، ضد هذه المعلومات.

• توفير الدعم التحريري للبرامج والمشاريع، وضمان النشر الفعال وفي الوقت المناسب للتقارير، بما يتماشى مع الوثائق الخاصة بالمشروع وتوقعات العملاء.

• تزويد رئيس خدمات الدعم بالتقارير والمعلومات اللازمة لتحليل المشاريع لدعم المجالات ذات الصلة بفريق إدارة المشروع (أي توقعات التكاليف المباشرة المدارة محليًا، إلخ).

• تنسيق وإشراف على تنفيذ الطلبات أو المبادرات ذات الصلة بإدارة المشاريع من المكتب الإقليمي، IPAS، وفرق HQ، حسب الضرورة.

4. المشاركة مع أصحاب المصلحة

• تطوير ملفات تعريف أصحاب المصلحة وتسهيل صياغة استراتيجيات المشاركة مع أصحاب المصلحة.

• تمكين صياغة خطط الاتصالات الخاصة بالبرامج والمشاريع.

• تنسيق مشاركة أصحاب المصلحة والاتصالات، مع ضمان توقيت فعال وإدارة الاعتماديات للاتصالات عبر البرامج والمشاريع.

• تنسيق الاتصالات الداخلية للبرامج/المشاريع.

• مراقبة فعالية اتصالات البرنامج/المشروع.

5. ضمان الجودة

• العمل مع التدقيق الداخلي والمالية لضمان امتثال البرنامج لمتطلبات التدقيق.

• العمل مع موظفي المشتريات/الشراء لضمان واجهة فعالة مع أنظمة الجودة للموردين.

• ضمان الامتثال لمعايير UNOPS المحددة لإدارة البرامج/المشاريع.

• تنسيق مراجعات الجودة لوثائق المشاريع/البرامج والنتائج.

• توفير مراقبة الجودة للمنتجات الإدارية (وثائق المشروع، التقارير، إلخ).

• تمثيل رئيس البرنامج في دعم أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد وتحسين العمليات التشغيلية ذات الصلة بتنفيذ المشروع باستمرار.

6. إدارة المعرفة والابتكار

• العمل كنقطة اتصال لمبادرات تحسين النضج لمكتب شمال أفريقيا متعدد البلدان، باستخدام P3M3 كخط أساس.

• ضمان إجراء أنشطة بناء القدرات الروتينية والفعالة لبناء قدرة مستدامة على المدى الطويل للموظفين الوطنيين.

• المشاركة في، والدعوة لمشاركة مديري المشاريع في، المجتمعات ذات الصلة بالممارسات.

• التفاعل بنشاط مع مديري المشاريع والمجتمع الأوسع لمديري المشاريع لمشاركة دراسات الحالة والدروس المستفادة وأفضل الممارسات في نظام المعرفة.

• تقديم ملاحظات لقادة الممارسات حول السياسات والإرشادات الداعمة للعمل على تحقيق التحسين المستمر لسياسات UNOPS.

• المساهمة في الإشراف على إجراءات الدروس المستفادة، وضمان مشاركة الدروس المستفادة في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة.