تنفيذي إدارة الممتلكات – الإدارة والتنسيق Artha Realty LLC

نحن نبحث عن تنفيذي إداري استباقي وموجه للتفاصيل لدعم قسم إدارة الممتلكات في ضمان عمليات الممتلكات بسلاسة، ودقة الوثائق، ورضا العملاء من خلال التنسيق الفعال، والامتثال، والتواصل.

القسم: إدارة الممتلكات:

التقارير إلى: رئيس إدارة الممتلكات / مدير الممتلكات

التنسيق مع: أقسام التأجير، والحسابات، والتسويق، والموارد البشرية

واجهات خارجية: المالكون، المستأجرون، مقدمو الخدمات، سلطات DLD/RERA

الغرض من الوظيفة:

توفير دعم إداري وتشغيلي شامل لقسم إدارة الممتلكات، وضمان التنسيق السلس بين المالكون، والمستأجرون، ومقدمو الخدمات، والأقسام الداخلية. يركز الدور على الحفاظ على وثائق الممتلكات الدقيقة، وإدارة القوائم عبر البوابات وأنظمة CRM، وضمان امتثال جميع الأنشطة لسياسات الشركة وأنظمة RERA/DLD - مما يعكس التزام Artha Realty بتميز الخدمة وكفاءة التشغيل.

المسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الوثائق والسجلات

• الحفاظ على تحديث ملفات الممتلكات، وسجلات الإيجارات، وعقود الإيجار في نظام CRM.

• إدارة وتحديث قوائم الممتلكات عبر بوابات العقارات (Property Finder، Bayut، Dubizzle، إلخ).

• تتبع التواريخ الرئيسية للإيجارات مثل انتهاء العقود، والتجديدات، وجداول دفع الإيجار.

2. علاقات المستأجرين والمالكين

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لاستفسارات المستأجرين والمالكين.

• صياغة وإصدار المراسلات الرسمية المتعلقة بمسائل الإيجار والممتلكات.

• ضمان الاستجابة السريعة والتواصل المهني لتعزيز رضا العملاء.

3. الدعم في الامتثال والتنظيم

• ضمان امتثال جميع الوثائق المتعلقة بإدارة الممتلكات لمتطلبات RERA/DLD ومعايير الشركة.

• الحفاظ على سجلات محدثة لمستندات DEWA، Empower، Ejari، والتأمين لكل ممتلك.

• دعم الإدارة خلال التدقيق وعمليات التفتيش على الامتثال.

4. التنسيق المالي

• إعداد تقارير جمع الإيجارات والمتابعة بشأن المدفوعات المستحقة.

• التنسيق مع قسم الحسابات لاسترداد الودائع، وفواتير الموردين، وتسوية النفقات النقدية.

• الحفاظ على الشفافية والدقة في السجلات المالية والتتبع.

5. إدارة الموردين ومقدمي الخدمات

• التنسيق مع مقدمي الخدمات للتصليحات، والتنظيف، والموردين الخارجيين للحصول على الاقتباسات، والموافقات، والجدولة.

• مراقبة اكتمال الأعمال، والتحقق من جودة الخدمة، وضمان الموافقات قبل معالجة المدفوعات.

• الحفاظ على قاعدة بيانات موثوقة للموردين مع سجلات الخدمة والتعليقات.

6. الدعم في تسليم الممتلكات والعمليات

• دعم تسليم الممتلكات، وفحص الدخول/الخروج، والتحقق من الجرد.

• الحفاظ على قوائم التوفر المحدثة وحالة الوحدات لفريقي التأجير والتسويق.

• المساعدة في التنسيق الخاص بالاستعداد وضمان جاهزية الوحدات قبل التسليم.

7. التنسيق الداخلي والتقارير

• التعاون مع الأقسام الداخلية لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

• مساعدة الإدارة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمتعقبين، وملخصات البيانات حسب الحاجة.

• الحفاظ على السرية والدقة في جميع الاتصالات والتقارير الداخلية.

8. دعم تسويق الممتلكات

• المساعدة في إعداد مواد التسويق للوحدات الشاغرة (صور، فيديوهات، أوصاف، إلخ) وتحميلها عبر البوابات ومنصات وسائل التواصل الاجتماعي.

• التنسيق مع فريقي التسويق والتأجير لضمان دقة القوائم وتحديثها بانتظام.

9. متابعة الفحص والصيانة

• إجراء فحوصات دورية لتحديد احتياجات الصيانة وضمان الحل السريع.

• الحفاظ على سجلات طلبات الصيانة، وحالة العمل، وملاحظات الإغلاق لكل وحدة.

• التنسيق مع الموردين للصيانة الوقائية والرد على المكالمات الطارئة.

10. تجربة العملاء والاحتفاظ بهم

• مراقبة مستويات رضا المستأجرين وتقديم تعليقات للإدارة حول المشكلات المتكررة أو تحسينات الخدمة.

• دعم عمليات التجديد من خلال ضمان التواصل السريع مع المستأجرين والمالكين.

• التعامل مع حل الشكاوى البسيطة قبل التصعيد إلى الإدارة العليا.

11. تحسين النظام والعمليات

• تحديد الثغرات في بيانات الممتلكات، أو سير العمل، أو تنسيق الموردين والتوصية بتحسينات العمليات.

• دعم تنفيذ أدوات الأتمتة، وتحديثات CRM، أو تنسيقات التقارير الجديدة.

بيئة العمل:

مستقر في مكتب Artha Realty، مع زيارات ميدانية منتظمة لإجراء الفحوصات، والتسليمات، واجتماعات العملاء. يتطلب المرونة للتنسيق في أوقات غير العمل أو عطلات نهاية الأسبوع خلال التسليمات العاجلة أو مكالمات الصيانة. يجب الحفاظ على السرية والمهنية في جميع الاتصالات مع المالكون/المستأجرون.