موظف خدمات البروتوكول وكبار الشخصيات

Taameer Group

المسؤوليات الرئيسية

• تكون نقطة الاتصال الأساسية للضيوف رفيعي المستوى قبل وأثناء وبعد زيارتهم.
• تخطيط وتنسيق جميع متطلبات الضيوف، بما في ذلك النقل، الإقامة، الجدولة، بروتوكولات الأمن، والطلبات الخاصة.
• ضمان تجربة سلسة وشخصية تتناسب مع تفضيلات وتوقعات كل ضيف رفيع المستوى.
• الحفاظ على ملفات محدثة للزوار المتكررين من كبار الشخصيات.

تنسيق البروتوكول

• تنفيذ إرشادات البروتوكول الرسمية وضمان اتباع جميع الفرق الداخلية آداب التعامل المناسبة عند التعامل مع الضيوف رفيعي المستوى.
• إعداد إحاطات بروتوكولية للمديرين والموظفين قبل زيارات كبار الشخصيات.
• التنسيق مع الوكالات الحكومية، المكاتب الملكية، السفارات، وفرق الأمن عند الحاجة.

تخطيط الفعاليات والزيارات

• تنظيم جولات كبار الشخصيات، الاجتماعات، والمشاركات الخاصة، مع ضمان تنفيذ على أعلى مستوى.
• إعداد برامج زيارات مفصلة وجداول زمنية.
• الإشراف على ترتيبات المكان، بروتوكولات الجلوس، الإعدادات، وترتيبات الضيافة.

التواصل والتنسيق

• العمل كحلقة وصل بين الضيوف رفيعي المستوى والدوائر الداخلية (المكتب التنفيذي، الأمن، العلاقات العامة، العمليات، إلخ).
• التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على أعلى مستوى من السرية.
• ضمان التواصل الفوري لجميع احتياجات الضيوف، التحديثات، ومتطلبات الخدمة.

تميز الخدمة

• مراقبة وتقييم جودة خدمات كبار الشخصيات لتحسين رضا الضيوف باستمرار.
• تدريب الموظفين على معايير خدمة العملاء، الوعي الثقافي، وآداب البروتوكول.
• الاستجابة بسرعة لتعليقات، مخاوف، أو مشكلات كبار الشخصيات.

الإدارة والتقارير

• إعداد التقارير والوثائق المتعلقة بزيارات كبار الشخصيات، إجراءات البروتوكول، وتحسينات الخدمة.
• الحفاظ على أرشيف منظم لسجلات زيارات كبار الشخصيات، الاتفاقيات، وإرشادات البروتوكول.
• إدارة الميزانيات المتعلقة باستضافة كبار الشخصيات، الهدايا، وترتيبات الفعاليات.