موظف استقبال / مساعد المشرف Little Stars Sports

1. الدعم الإداري والتنسيق • تقديم المساعدة الإدارية العامة، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، ومعالجة الاستفسارات عبر واتساب، والتعامل مع المراسلات. • تنسيق المواعيد، وإدارة الجداول، والمساعدة في الجدولة اليومية. • إعداد وتوزيع الوثائق والتقارير حسب الحاجة. • التواصل بفعالية مع المدربين، والإدارة، وفرق المنشأة لدعم سير العمل السلس للأكاديمية. 2. خدمة العملاء • استقبال الزوار، والطلاب، والآباء، مع ضمان جو دافئ ومهني وصديق للأطفال. • تقديم معلومات دقيقة وإرشادات حول برامج الأكاديمية، والجداول الزمنية، والسياسات. • الرد على الاستفسارات، وحل الشكاوى البسيطة، والتعامل مع احتياجات العملاء بطريقة مهذبة وفي الوقت المناسب. إحالة الشكاوى إلى الإدارة عند الحاجة. • تمثيل الأكاديمية بشكل إيجابي والحفاظ على مستوى عالٍ من الخدمة في جميع التفاعلات. 3. التسجيل والالتحاق • المساعدة في تسجيل الطلاب والالتحاق، مع ضمان دقة واكتمال وأمان جميع البيانات. • معالجة المدفوعات، وإصدار الإيصالات، والحفاظ على سجلات مالية دقيقة وفقًا لسياسات السرية. • التنسيق مع طاقم التدريب لتخصيص الطلاب للفصول المناسبة بناءً على مستواهم وأعمارهم. 4. إدارة السجلات والبيانات • الحفاظ على تحديث سجلات الطلاب، والملفات الشخصية، وجهات الاتصال الطارئة، والمعلومات الطبية في قاعدة بيانات الأكاديمية. • التأكد من أن جميع السجلات دقيقة ومحدثة ومتوافقة مع سياسات حماية البيانات والخصوصية. • تتبع مخزون اللوازم المكتبية والإدارية والتنسيق لإعادة التخزين حسب الحاجة. 5. دعم الأحداث والبرامج • تقديم الدعم الإداري واللوجستي خلال الأحداث، والمسابقات، وورش العمل، وبرامج الأكاديمية. • المساعدة في التواصل، والتسجيل، والتنسيق لمشاركي الفعالية. • العمل عن كثب مع المدربين والإدارة لضمان تنفيذ الأحداث بسلاسة. 6. إدارة المكاتب والمنشآت • الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية، وطلب المواد، وضمان توفر المواد حسب الحاجة. • إدارة البريد الوارد والصادر، والحزم، والتسليمات. • ضمان بقاء الأكاديمية نظيفة، ومنظمة، ومقدمة بشكل جيد في جميع الأوقات، مع التأكد من أن المعدات، والأثاث، والمواد في أماكنها الصحيحة وفي حالة جيدة. • تقديم المساعدة الأساسية للأطفال عند الحاجة، مثل تقديم ضمادة أو تعقيم خدش طفيف، والتصرف بسرعة في حالات نادرة من المرض، أو الانسكابات، أو الحوادث للحفاظ على بيئة آمنة وصحية حتى وصول فرق التنظيف أو الصيانة من المالك. • التنسيق مع الفرق الخارجية للمنشآت والتنظيف (المعينة من قبل المالك) لضمان الصيانة في الوقت المناسب، وإعادة تخزين اللوازم، والنظافة العامة لمناطق الأكاديمية. • الإبلاغ عن أي مخاوف تتعلق بالصيانة أو السلامة ومتابعتها على الفور. 7. واجبات إضافية • أداء أي مهام إضافية حسب الحاجة لدعم سير العمل السلس للأكاديمية. • أن تكون مرنًا واستباقيًا.