موظف استقبال وضابط قبول

Talentmate

بصفتك موظف استقبال وموظف قبول، ستكون أول نقطة اتصال للمنظمة، ترحب بالزوار وتدير عملية القبول. سيتضمن دورك المزدوج الحفاظ على مستويات عالية من خدمة العملاء أثناء التعامل بكفاءة مع المهام الإدارية اليومية. ستكون مسؤولاً عن ضمان سير العمليات بسلاسة في الاستقبال ومساعدة الطلاب المحتملين وعائلاتهم في عملية القبول. ستتعامل مع الاستفسارات، وتقدم معلومات مفصلة حول برامجنا التعليمية، وتدير أوراق القبول بكفاءة. ستكون قدرتك على التواصل بشكل فعال وإدارة مهام متعددة أمراً حاسماً في خلق انطباع إيجابي وسير عمل تشغيل سلس داخل المؤسسة.

المسؤوليات

• استقبال وزيارة الزوار عند وصولهم إلى المؤسسة.
• الإجابة وتوجيه المكالمات الهاتفية والاستفسارات بسرعة ودقة.
• تقديم معلومات للطلاب المحتملين والآباء بشأن إجراءات القبول.
• المساعدة في تنسيق وتنفيذ الفعاليات والجولات المتعلقة بالقبول.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة وجاهزة مع جميع المواد اللازمة.
• التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالقبول.
• الحفاظ على سجلات الطلاب وإدارتها وضمان السرية.
• التنسيق مع الموظفين الأكاديميين لتسهيل المقابلات والاجتماعات مع الطلاب المحتملين.
• المساعدة في جمع وإدارة مستندات القبول ورسوم التقديم.
• استخدام الأدوات الإدارية لتتبع حالات الطلبات وتقديم التحديثات للمتقدمين.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات لقسم القبول.
• دعم الموظفين الإداريين بمهام إضافية حسب الحاجة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو مساعد إداري أو دور مشابه.
• مهارات تواصل قوية، كتابية وشفوية، ضرورية.
• قدرات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام مطلوبة لهذا الدور.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وغيرها من أدوات إدارة المكاتب.
• القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي ومساعد وتقديم خدمة عملاء ممتازة.
• يفضل وجود خبرة في القطاع التعليمي أو فهم عمليات القبول.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ستكون المؤهلات الإضافية ميزة.