موظف استقبال بالاضافة الى سكرتير

Client of Talentmate

يلعب موظف الاستقبال والسكرتير دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة في المكتب الأمامي مع تقديم دعم شامل للمدراء. يتطلب هذا الدور المزدوج تحقيق التوازن بين مهام إدارة منطقة استقبال مزدحمة مع واجبات السكرتارية، مما يتطلب مهارات تنظيمية قوية ومهارات تواصل. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمظهر دافئ واحترافي، وقدرات ممتازة على multitasking، وانتباه دقيق للتفاصيل. كأول نقطة اتصال للعملاء والزوار، يجب على موظف الاستقبال والسكرتير تقديم خدمة عملاء استثنائية، ممثلًا الشركة بموقف ودود واحترافي. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن الدور التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام السرية التي تدعم فريق الإدارة وتضمن كفاءة العمليات المكتبية. سيقوم المرشح الناجح بأداء مجموعة واسعة من الواجبات، من مهام موظف الاستقبال النموذجية مثل الرد على الهواتف والتعامل مع المراسلات، إلى وظائف السكرتارية الأكثر تعقيدًا، مما يتطلب القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.

المسؤوليات

• ترحيب الزوار والعملاء، لضمان انطباع أول إيجابي عن الشركة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها بشكل احترافي وفعال.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة، وضمان بيئة مرحبة.
• تنسيق جداول غرف المؤتمرات وإدارة الحجوزات للاجتماعات والفعاليات.
• تقديم الدعم الإداري للإدارة، بما في ذلك إعداد الوثائق والأرشفة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر وخدمات البريد السريع بسرعة ودقة.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتوزيع محاضر الاجتماعات.
• الحفاظ على وتوفير المستلزمات المكتبية، وضمان تلبية مستويات المخزون اللازمة باستمرار.
• العمل بشكل وثيق مع قسم الموارد البشرية للمساعدة في عمليات الانضمام للموظفين الجدد.
• ضمان الامتثال لإجراءات الأمان، والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير للاجتماعات على مستوى الإدارة.
• إدارة ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، والفنادق، والنقل للموظفين عند الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في إدارة المكاتب هي ميزة.
• خبرة مثبتة كموظف استقبال، سكرتير، أو دور إداري ذي صلة مطلوبة.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة مع تركيز قوي على خدمة العملاء.
• إجادة مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وبرامج إدارة المكاتب.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت مع انتباه للتفاصيل والدقة.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في نفس الوقت وتحديد أولويات العمل بفعالية.
• المظهر الاحترافي وشخصية ودودة وسهلة التعامل ضرورية لهذا الدور.