موظف استقبال بالاضافة الى سكرتير

Confidential Company

Job Title: موظف استقبال وسكرتير – العقارات

Location: أبوظبي

Company: تقرير. مطور عقاري رائد

معلومات عنا:

نحن شركة رائدة في تطوير العقارات، معترف بها لتقديم مشاريع استثنائية على مستوى العالم وتحديد معايير جديدة في الصناعة.

نحن نبحث عن موظف استقبال وسكرتير منظم ومحترف للغاية لتقديم الدعم الثنائي كواجهة ترحيبية لمكتبنا وشريك إداري موثوق به للقسم. هذه الوظيفة حيوية لضمان سير العمليات الأمامية بسلاسة أثناء التعامل مع المهام المالية السرية بدقة. يجب أن يكون المتقدم المثالي متعدد المهام بشكل استباقي، وقادرًا على إدارة جداول زمنية عالية المستوى، وتعزيز بيئة احترافية للزوار والموظفين على حد سواء.

المسؤوليات الرئيسية:

1- واجبات موظف الاستقبال:

• تحية الزوار والعملاء والموظفين بأسلوب احترافي.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والاستفسارات وتوجيهها بسرعة.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة وترحيبية.

2- الدعم التنفيذي:

• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع الوثائق المالية السرية بحذر.
• المساعدة في تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك توزيع جدول الأعمال وتدوين المحاضر.
• التواصل مع قسم المالية والموارد البشرية والأقسام الأخرى.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة، مع ضمان الدقة والعرض الاحترافي.
• معالجة تقارير النفقات والتعويضات لمكتب المدير المالي.
• المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية (مثل تتبع الفواتير).
• دعم المشاريع الإدارية حسب الحاجة.
• متابعة جداول المشروع والمخرجات.

3- لوازم المكتب والإدارة:

• إدارة وطلب لوازم المكتب للمكتب وربما للمكتب العام.
• معالجة الفواتير وتقارير النفقات.
• الحفاظ على معدات المكتب وترتيب الإصلاحات عند الحاجة.

4- التعاون والتنسيق:

• التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على سرية صارمة.
• المساعدة في لوجستيات اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك توزيع جدول الأعمال وتدوين المحاضر.
• التصرف كحلقة وصل بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المؤهلات والخبرة ومجموعة المهارات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة تزيد عن سنتين في دعم التنفيذيين على مستوى C في الخدمات المالية / البيئات الشركات.
• خبرة في معدات المكتب (مثل أنظمة الهاتف متعددة الخطوط، الطابعات، الماسحات الضوئية).
• مهارات حاسوبية ممتازة بما في ذلك الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• مهارات اتصال ممتازة، سواء الشفوية أو المكتوبة، مع أسلوب احترافي ومهذب في الهاتف.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية مع القدرة على تحديد أولويات المهام والامتثال للمواعيد النهائية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق والحفاظ على سرية المعلومات وممارسة التقدير.
• معرفة إجراءات المكتب ومبادئ المحاسبة الأساسية (مفضل).
• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تواصل بين الأشخاص وخدمة العملاء الممتازة مع مظهر وسلوك احترافيين.
• قدرات متعددة المهام وإدارة الوقت.

ما نقدمه:

• راتب تنافسي وحوافز قائمة على العمولة.
• بيئة عمل ديناميكية واحترافية.
• فرص نمو في مسيرتك المهنية في شركة عقارية رائدة.