موظف استقبال Ali & Sons

الغرض من الدور

لتوفير دعم استثنائي في مكتب الاستقبال والهاتف من خلال إدارة المكالمات الواردة، والترحيب بالزوار، وتنسيق الاتصال، والحفاظ على بيئة استقبال احترافية أثناء دعم العمليات الإدارية.

المسؤوليات الرئيسية

• تشغيل لوحة تحويل الهاتف بكفاءة من خلال ربط المكالمات، ونقلها، واحتجازها، وفصلها.
• التعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي وتقديم معلومات عامة دقيقة للمتصلين والزوار.
• مساعدة الموظفين في الاتصالات الخارجية والرد على استفسارات لوحة التحويل الداخلية.
• أداء المهام الإدارية والدعم المكتبي بما في ذلك إدخال البيانات، والتصوير، والطباعة، والأرشفة.
• تحية زوار المعرض بحرارة والتأكد من أنهم مرتاحون أثناء الانتظار.
• تقديم الاتجاهات، والمواد المعلوماتية، والمساعدة للعملاء والضيوف.
• إدارة توزيع البريد الوارد والصادر بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.
• مراقبة فواتير الهاتف والتأكد من أن المكالمات الشخصية تُحتسب بشكل مناسب.
• الحفاظ على مظهر ونظافة منطقة الاستقبال، بما في ذلك المجلات، والمقاعد، والديكور.
• دعم عمليات المكتب من خلال فرز البريد، ونسخ الوثائق، وغيرها من المهام المكتبية العامة.
• إبلاغ مدير الخدمة بأي مخاوف تشغيلية أو قضايا العملاء على الفور.
• أداء مهام إضافية كما يكلف بها مدير ورشة العمل.