موظف استقبال

Client of Talentmate

يعمل موظف الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار وأعضاء الطاقم الذين يدخلون المؤسسة. مسؤول عن خلق أجواء ترحيبية ومهنية، يلعب موظف الاستقبال دورًا حيويًا في الحفاظ على صورة الشركة وضمان سير العمليات بسلاسة في مكتب الاستقبال. تنطوي هذه الوظيفة على إدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتفاعل مع الناس يوميًا، مما يتطلب مهارات تواصل ممتازة وسلوكًا ودودًا. كما ينسق موظف الاستقبال مع الأقسام المختلفة لنقل الرسائل، والتعامل مع الاستفسارات، وضمان بقاء بيئة المكتب منظمة وفعالة. مع القدرة على أداء مهام متعددة وإدارة أولويات متعددة، يدعم موظف الاستقبال الوظائف العامة للشركة ويساهم في بيئة عمل إيجابية.

• تحية وترحيب الزوار بمجرد وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين بكفاءة.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة وجاهزة، مع جميع المواد اللازمة.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها بشكل مهني وسريع.
• توفير معلومات دقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني عند الطلب.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية بكفاءة.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• تحديث التقاويم وجدولة الاجتماعات لتسهيل الإدارة السلسة.
• أداء مهام السكرتارية الأخرى مثل الأرشفة ونسخ المستندات حسب الحاجة.
• الحفاظ على سجلات محدثة لمصاريف المكتب وتكاليفه للرجوع إليها في المستقبل.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات.
• إدارة طلب اللوازم المكتبية لضمان توفرها ووظيفتها.

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال، أو ممثل مكتب أمامي، أو دور مشابه.
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومهارات الكمبيوتر الأساسية مطلوبة.
• خبرة عملية في استخدام معدات المكتب مثل الطابعات وآلات الفاكس.
• سلوك احترافي ومظهر يمثل صورة الشركة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية إلزامية لأداء المهام بشكل فعال.
• القدرة على أن تكون مبتكرًا واستباقيًا في التعامل مع المشكلات التي قد تطرأ.
• مهارات إدارة الوقت والمهام المتعددة، مع القدرة على تحديد أولويات المهام.
• شهادة الثانوية العامة؛ الشهادة الإضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.