موظف استقبال (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

الموظف في الاستقبال هو عضو حيوي في أي منظمة، حيث يعمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء. تتضمن هذه الوظيفة الديناميكية مزيجًا من الدعم الإداري وخدمة العملاء، مما يضمن سير عملية أنشطة مكتب الاستقبال بسلاسة. يجب أن يتمتع موظف الاستقبال بمهارات اتصال ممتازة، وسلوك ودي، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة. الصبر والتنظيم والاحترافية هي الصفات الرئيسية اللازمة للنجاح في هذا المنصب. لا يدعم موظف الاستقبال الفريق الإداري فحسب، بل يساهم أيضًا بشكل كبير في خلق جو مرحب، مما يعكس صورة الشركة بشكل إيجابي لجميع الزوار والمتصلين.

• ترحيب بالزوار واستقبالهم حال وصولهم إلى مكاتب الشركة.
• توجيه الزوار إلى الشخص أو القسم المناسب بكفاءة ولباقة.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها على الفور وباحترافية.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للتقديم في جميع الأوقات.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية وفقًا لذلك.
• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• طلب مستلزمات المكتب الأمامي والحفاظ على جرد دقيق للمخزون.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى للتخطيط وتنظيم الاجتماعات حسب الحاجة.
• المساعدة في جدولة المواعيد وإدارة التقويمات الأساسية بسرعة.
• أداء مهام استقبال مكتبية أخرى مثل الأرشفة، والنسخ، والتفريغ، وإرسال الفاكسات.
• دعم وتسهيل المتطلبات الإدارية والمشاريع الخاصة عند الضرورة.

• خبرة عملية مثبتة كموظف استقبال، أو ممثل مكتب أمامي، أو دور مشابه.
• إتقان مجموعة Microsoft Office والمعرفة بمعدات المكتب مثل الطابعات.
• سلوك ومظهر احترافي مع مهارات قوية في خدمة العملاء.
• مهارات اتصال قوية، كتابةً وشفهيًا، باللغة الإنجليزية.
• القدرة على أن تكون مبتكرًا واستباقيًا عند ظهور مشاكل في منطقة المكتب الأمامي.
• مهارات تنظيم ممتازة والقدرة على القيام بمهام متعددة بفعالية دون فقدان الانتباه للتفاصيل.
• شهادة الثانوية العامة أو مؤهل ذي صلة؛ الشهادات الإضافية ميزة.