موظف استقبال

Client of Talentmate

كأول نقطة اتصال لعملائنا وزوارنا الكرام، تلعب موظفة الاستقبال دورًا حاسمًا في خلق بيئة ترحيبية ومهنية في مكتبنا. تتطلب هذه الوظيفة فردًا متحمسًا وودودًا يمكنه إدارة أنشطة مكتب الاستقبال بكفاءة وجاذبية. كوجه لشركتنا، تستقبل موظفة الاستقبال الضيوف، وترد على المكالمات الهاتفية، وتدعم مجموعة متنوعة من المهام الإدارية لضمان سير العمليات بسلاسة. المرشح المثالي لهذه الوظيفة منظم، يمتلك مهارات اتصال ممتازة، ويمكنه إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة مع الحفاظ على سلوك إيجابي. انضم إلى فريقنا الديناميكي وساهم في نجاح منظمتنا بمهاراتك ومواهبك.

المسؤوليات

• ترحيب حار بالزوار عند وصولهم إلى المكتب.
• تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ومقدمة بشكل جيد في جميع الأوقات.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتصفيتها وإعادة توجيهها بشكل مهني.
• استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي والتسليمات بكفاءة.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا، عبر الهاتف، وعبر البريد الإلكتروني.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• المساعدة في جدولة وتنسيق الاجتماعات ومكالمات المؤتمرات.
• أداء مهام الاستقبال الكتابية الأخرى حسب الحاجة والمتطلبات.
• المساعدة في إعداد وتجهيز غرف الاجتماعات للعملاء والموظفين.
• دعم مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والمشاريع كما هو موكل من الإدارة.
• مراقبة وصيانة مخزون لوازم المكتب وطلب لوازم جديدة عند الحاجة.
• التعامل مع استفسارات وشكاوى الضيوف بمهنية وهدوء.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة كموظفة استقبال، ممثلة أمامية، أو دور مشابه.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وتطبيقات إدارة المكتب.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية قوية مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• القدرة على التنظيم، وإدارة المهام المتعددة، وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الوتيرة.
• سلوك خدمة العملاء مع القدرة على الحفاظ على الإيجابية تحت الضغط.
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ الشهادة الإضافية في إدارة المكتب تعتبر ميزة.
• الإلمام بأنظمة الهاتف، ومعدات المكتب، والوظائف الكتابية العامة.