موظف استقبال

Client of Talentmate

دور موظف الاستقبال هو دور محوري في أي منظمة، حيث يتم تكليفه بخلق انطباع أول إيجابي للزوار والعملاء. كموظف استقبال، أنت وجه وصوت الشركة، مسؤول عن ضمان بيئة مرحبة وتقديم الدعم عبر مهام إدارية متنوعة. يتطلب هذا الدور مهارات تواصل استثنائية، وسلوك مهني، والقدرة على القيام بعدة مهام بشكل فعال. يلعب موظف الاستقبال دورًا رئيسيًا في الحفاظ على سير العمل بسلاسة وفعالية، ويعمل كحلقة وصل بين الشركة والأطراف الخارجية ويضمن أن جميع الزوار والمتصلين يتلقون تجربة من الدرجة الأولى.

المسؤوليات

• استقبال الزوار بحرارة وتوجيههم إلى القسم أو الفرد المناسب.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها باستخدام نظام هاتف متعدد الخطوط.
• إدارة وصيانة منطقة الاستقبال لضمان مظهر احترافي.
• التنسيق مع الموظفين الداخليين لنقل الرسائل وإدارة الاستفسارات بسرعة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وتوزيعه حسب الضرورة على الأفراد المعنيين.
• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال.
• جدولة المواعيد والحفاظ على حجوزات غرفة الاجتماعات بكفاءة.
• المساعدة في المهام الإدارية الأساسية مثل إدارة الملفات وإدخال البيانات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لمعلومات الزوار وإدارة سجل الزوار.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
• دعم إعداد غرف الاجتماعات والترتيبات اللوجستية للعروض التقديمية التنفيذية.
• التنسيق مع إدارة المرافق لمعالجة أي مشكلات صيانة أو تشغيل.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الحصول على شهادة إضافية هو ميزة.
• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال، ممثل مكتب استقبال، أو دور مشابه.
• إجادة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس وبرامج الكمبيوتر الأخرى ذات الصلة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية للتفاعل بفعالية.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تحديد أولويات المهام بفعالية.
• موقف خدمة العملاء مع القدرة على التعامل مع استفسارات العملاء بتعاطف.
• موقف ومظهر احترافي مع طبيعة مهذبة ومنفتحة.