موظف استقبال

Confidential Company

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

إدارة مكتب الاستقبال

إدارة منطقة الاستقبال والحفاظ على مكتب الاستقبال نظيفًا ومنظمًا وقابلًا للعرض في جميع الأوقات، بما في ذلك أي كتيبات لمواد الشركة.

تحية ومساعدة الزوار بطريقة احترافية وودية، مما يضمن انطباعًا أوليًا إيجابيًا عن المنظمة.

التواصل والمراسلات

الإجابة، فرز، وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة بسرعة ودقة، مع أخذ الرسائل عند الضرورة.

التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والإجابة على الاستفسارات وتقديم المعلومات.

إخطار الموظفين بوصول الزوار وتنسيق ترتيبات الاجتماعات عند الحاجة.

تتبع وإدارة حركة الضيوف لضمان تنسيق سلس وتجنب الازدحام بدعم من فريق البروتوكول.

إدارة الوثائق

الحفاظ على سجلات الزوار، إصدار تصاريح الزوار وإبلاغ الموظفين المعنيين بوصول الضيوف.

استقبال، فرز، وتوزيع البريد الوارد وطرود التوصيل؛ إعداد المراسلات الصادرة.

تقديم الدعم الإداري والكتابي العام مثل الأرشفة، إدخال البيانات، النسخ، والتعامل مع الوثائق.

السرية والتقدير

الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة.

ممارسة التقدير والحكم المهني عند التعامل مع أصحاب المصلحة والمعلومات السرية.

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات والمعايير والتقارير

اتباع جميع السياسات الوظيفية ذات الصلة، والعمليات، وإجراءات التشغيل القياسية، والتعليمات لضمان تنفيذ العمل بطريقة مضبوطة ومتسقة.

إعداد تسليمات وتقارير وظيفية دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية المتطلبات والسياسات والمعايير المؤسسية والوظيفية.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.

*لا تتطلب خبرة سابقة.

الكفاءات:

التقنية:

إدارة التقويم والجدول الزمني

إدارة الوثائق

إدارة الوقت

إدارة المكتب

إدارة الأولويات

السلوكية:

موجهة نحو العمل

تخطط وتنسق

تتعاون

تتواصل بفعالية