موظف استقبال

Tawfeer International S.A.L

المسؤوليات

المكتب:

• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال.
• تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وجاهزة، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة.
• تحديث التقاويم وجدولة الاجتماعات وحجز غرف الاجتماعات.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتصفية وتحويلها.
• التحية بالألقاب (السيد. السيدة).
• ترحيب بالضيوف فور وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين للسيد محمد دبوق، والسيد رامي بيطار، الآنسة/السيدة صوفي.
• أداء مهام الاستقبال المكتبية الأخرى مثل الأرشفة والنسخ الضوئي.
• طلب مستلزمات المكتب الأمامي من الأقسام بما في ذلك المطبخ.
• التنسيق مع شركات النقل الرئيسية مثل DHL.

الصيانة:

• إدخال الفواتير العامة على نظام برمجيات توفير.

المحاسبة:

• دعم جميع مستلمي القسائم.
• التسوية.
• إدخال البيانات.
• الأرشفة.

اللوجستيات:

• تنظيم حجوزات السفر والإقامة.
• حجز المطاعم.
• التحضير لاستقبال واستضافة الضيوف.
• المساعدة في مستندات الاستيراد.
• المساعدة في مستندات البنوك.
• دعم تقديم متطلبات التأشيرات مثل خطابات الدعوة، وكشف الحساب البنكي، والمستندات للقنصليات والجهات الحكومية للسفر، إلخ.
• التنسيق مع العناصر المدعومة وغير المدعومة من قبل الحكومة.
• التنسيق مع عينات الأرز التي سيتم إرسالها إلى الخارج للتذوق.
• أرشفة المسح الضوئي.
• إعداد وتصميم تصاريح الدخول لجميع الوزارات.